Programar, modificar o cancelar una visita de mantenimiento

Además de las visitas que se programan automáticamente, puedes crear una tú mismo desde el contrato.

Programa la visita desde el contrato

Atención — este es el error más frecuente. Si creas en la agenda una cita normal de tipo Mantenimiento, esa no es una visita de mantenimiento. Esa cita no aparece en el contrato, no cuenta como "ya hay algo programado", no recibe correos de recordatorio y no se puede finalizar con el botón de finalizar. Por eso, programa siempre una visita desde el propio contrato, con el botón de abajo.

1. Abre el contrato (a través del cliente, pestaña Mantenimiento).
2. Haz clic en Nueva visita.
3. Elige un empleado — o déjalo en blanco y asígnalo más tarde.
4. Elige un día en el calendario de la derecha; verás enseguida qué tiene ya planificado ese empleado. Configura la hora de inicio y la hora de fin (la hora de fin salta automáticamente a una hora más tarde).
5. Rellena, si quieres, una nota interna. Esa nota es solo para tu propio equipo.
6. ¿Quieres informar al cliente? Marca Avisar al cliente por correo electrónico. Con el signo de interrogación de al lado puedes ver primero cómo queda ese correo.
7. Haz clic en Programar.

Si el cliente no tiene correo electrónico, esa casilla estará desactivada.

Lo que ve el cliente en ese correo

El correo de confirmación incluye el título del contrato, la fecha y la hora, la dirección del cliente y el nombre del empleado asignado, además de un botón para añadir la cita a su propia agenda. Tu nota interna no se incluye — se queda dentro de tu equipo.

Modificar y cancelar

Haz clic en una visita en la Línea de tiempo o en la Lista del contrato. En Modificar visita ajustas el estado, el empleado, los horarios y la nota.

• Cancelar se hace poniendo el estado en Cancelado. El cliente no recibe ningún aviso de esto — avísale tú mismo.
• Eliminar se puede hacer con el botón de la misma ventana. Eso es definitivo.
• También puedes arrastrar una visita en la agenda para cambiarla de fecha.

¿Una visita aparece como Atrasada (naranja)? Entonces la fecha planificada ya ha pasado mientras la visita seguía en estado programado. Es solo una señal visual; no se envía ninguna notificación.

Correos de recordatorio al cliente

En Configuración → Correo electrónico → Recordatorios defines con cuántos días de antelación el cliente recibe aviso automático antes de una visita. Hay dos recordatorios; por defecto catorce y dos días antes. Introduce 0 para desactivar uno, y asegúrate de que Mantenimiento esté marcado entre los tipos para los que se envían recordatorios. Los textos se ajustan en Plantillas de correo.

Esta configuración se aplica a todo tu entorno, no por contrato.

Bueno saberlo

• Las visitas de mantenimiento no aparecen en una agenda externa vinculada (Google, Apple, Outlook). Solo están dentro de 4planning.
• Un técnico solo puede modificar las visitas que tiene asignadas. Las visitas sin asignar son cosa de los administradores.
• Los correos de recordatorio siempre se envían en neerlandés.

Preguntas frecuentes

• Mi cita no aparece en el contrato. Entonces es una cita normal de la agenda de tipo Mantenimiento, no una visita. Créala de nuevo mediante Nueva visita en el contrato.
• El cliente no ha recibido ningún recordatorio. Comprueba si Mantenimiento está marcado en los recordatorios, si el número de días no está en 0, y si el cliente tiene una dirección de correo electrónico.
• No veo la selección de empleado. Esa opción solo aparece si la función Empleados está activada en tu entorno.