Crear un evento con confirmación y cancelación de asistencia

Con los eventos en 4planning organizas fácilmente reuniones, actividades, entrenamientos o encuentros. En este artículo descubrirás paso a paso cómo crear un evento y qué ajustes puedes utilizar.

Paso 1: Ve a los eventos

1. Inicia sesión en tu entorno de 4planning.
2. En el menú de la izquierda, desplázate hasta "Organización", haz clic en "comunicación" y luego en "Eventos".
3. Haz clic arriba a la derecha en Crear evento.

Ahora entras en el asistente de eventos.

Paso 2: Completar los datos básicos

En este paso configuras la información general del evento.

Añadir una imagen (opcional)

Puedes subir una imagen para el evento. Esto hace que el evento sea visualmente más atractivo y reconocible para los miembros.

Nombre del evento

Introduce un título claro. Por ejemplo:

• Asamblea general de socios
• Entrenamiento
• Evento empresarial

Este campo es obligatorio.

Ubicación

Introduce la ubicación del evento. También puede ser una ubicación en línea, como Teams o Zoom.

Este campo es obligatorio.

Fecha y hora de inicio

Selecciona la fecha y la hora en que comienza el evento.

Fecha y hora de finalización

Indica cuándo termina el evento. Esto proporciona una visión clara en la agenda.

Hora de concentración (opcional)

Aquí puedes indicar a qué hora deben estar presentes los participantes antes del inicio. Útil para:

• Competiciones
• Ensayos
• Eventos con preparación previa

Descripción

Añade una descripción detallada. Utiliza este campo, por ejemplo, para:

• Programa
• Instrucciones
• Código de vestimenta
• Información importante

Luego haz clic en Siguiente.

Paso 3: Configurar la participación

Aquí determinas quién puede inscribirse y bajo qué condiciones.

Fecha límite de inscripción

Establece una fecha y hora hasta cuándo los miembros pueden inscribirse. Así evitas inscripciones de última hora.

Visibilidad

Elige quién puede ver el evento:

• Todos los miembros – todas las personas de tu organización. Es un evento para todo el club: no pertenece a ningún grupo y por eso no aparece en la lista de eventos de un grupo.
• Grupos específicos – solo los grupos que marques. El evento aparece entonces también en su página de grupo.
• Público – también visible para personas sin cuenta.

Seleccionar grupos

Si eliges grupos específicos, aquí seleccionas los grupos que pueden participar. Esto también determina si el evento aparece en la página de ese grupo.

Permitir invitados

Determina si los miembros pueden traer a alguien.

• Sí
• No

Límite de invitados

Puedes establecer un número máximo de invitados por participante.

Permitir parejas

Indica si las parejas pueden participar.

Número máximo de participantes

Establece un límite si hay un número máximo de plazas disponibles.

Luego haz clic en Siguiente.

Paso 4: Configurar entradas (opcional)

Aquí puedes vincular entradas al evento. Posibilidades:

• Participación gratuita
• Entradas de pago
• Diferentes tipos de entradas

Ejemplos de tipos de entradas:

• Miembros
• No miembros
• VIP
• Early bird

También puedes gestionar ajustes por tipo de entrada, como el precio, la disponibilidad y las cantidades.

Luego haz clic en Siguiente.

Paso 5: Invitaciones y notificaciones

Determina si los participantes reciben una notificación. Posibilidades:

• Enviar una notificación de inmediato
• No enviar notificación

Si envías una notificación, los miembros son informados automáticamente.

Paso 6: Crear el evento

Haz clic en Crear para guardar el evento. El evento ahora será visible en la agenda y para los participantes seleccionados.

¿Has cometido un error, por ejemplo una fecha de fin anterior a la de inicio? Recibes un aviso y todo lo que ya habías rellenado se mantiene — no tienes que empezar de nuevo.

Guardar como borrador o plantilla

¿Aún no quieres publicarlo? Al final del formulario puedes elegir Guardar como borrador en lugar de Crear (el evento permanece invisible para los miembros hasta que lo termines) o Guardar como plantilla (para eventos recurrentes que quieras reutilizar rápidamente más adelante).

Si eres administrador de toda la organización, encuentras tus borradores en Organización → Comunicación → Eventos. Si administras un grupo concreto, los encuentras con el botón Gestionar eventos en la página de eventos: ahí solo aparecen tus propios eventos y borradores.

Consejos para un uso eficaz

• Utiliza títulos y descripciones claros para que los miembros sepan exactamente qué se espera.
• Trabaja con grupos para compartir eventos de forma dirigida.
• Establece plazos y límites para mantener el control.
• Utiliza notificaciones para aumentar la asistencia.