Aufgaben bei einer Veranstaltung

Bei einer großen Veranstaltung fällt die Arbeit selten in einem Block an: vorher wird aufgebaut, während der Veranstaltung muss jemand hinter der Theke stehen, und danach muss alles wieder weg. Mit Aufgaben bei einer Veranstaltung teilst du diese Arbeit in Phasen auf, setzt pro Aufgabe Freiwillige ein und siehst auf einen Blick, was noch offen ist.

Schritt 1: Die Veranstaltung öffnen

1. Klicke im Menü auf Kommunikation und danach auf Veranstaltungen.
2. Öffne die Veranstaltung, zu der du Aufgaben hinzufügen möchtest.
3. Klicke im Block Admin auf Veranstaltung bearbeiten und scrolle zum Abschnitt Aufgaben.

Mitglieder sehen dieselben Aufgaben auf der Veranstaltungsseite selbst, im Block Aufgaben. Solange es noch keine Aufgabe gibt, sehen sie diesen Block nicht — er erscheint erst, wenn es etwas zu tun gibt.

Schritt 2: Phasen anlegen

Steht dort noch nichts, klicke auf Phasen anlegen. Du bekommst dann die Standardeinteilung deines Vereins, standardmäßig: Aufbau, während der Veranstaltung und Abbau.

Mit Phase hinzufügen legst du selbst eine weitere an — zum Beispiel Reinigung oder Abrechnung. Jede Phase hat einen Namen und ein Symbol, beides kannst du später über den Stift in der Kopfzeile der Phase noch ändern.

Schritt 3: Eine Aufgabe hinzufügen

Klicke in der Phase auf Aufgabe und fülle aus:

• Was ist zu tun? — die Aufgabe, zum Beispiel Zelt aufbauen.
• Benötigte Personen — lässt du das Feld leer, ist die Aufgabe für eine Person.
• Wann — eine Anfangs- und Endzeit. Lässt du das leer, folgt die Aufgabe der Veranstaltung (den ganzen Tag). Der Kalender öffnet direkt im Monat der Veranstaltung und setzt einen Punkt auf den Tag selbst.
• Erläuterung — optional: wo man sich meldet, was man mitbringt.
• Wer macht das? — suche und wähle die Mitglieder aus, die du darauf setzt.

Schalte Mitglieder dürfen sich hier selbst eintragen ein, wenn du die Aufgabe freigeben willst. Mitglieder sehen dann die Schaltfläche Ich mache das und können sich selbst eintragen, bis die Anzahl voll ist.

Über der Speichern-Schaltfläche steht ein Streifen N werden benachrichtigt. Klappe ihn auf, um vor dem Speichern zu sehen, wer genau eine Benachrichtigung bekommt.

Schritt 4: Den Überblick behalten

Jede Phase zeigt, wie viele Plätze belegt sind, und pro Aufgabe siehst du Namen und Fotos derjenigen, die darauf stehen. Die Farbe einer Zeile sagt dir den Stand:

• Orange mit Heute — diese Aufgabe ist heute an der Reihe.
• Rot mit Überfällig — der Tag ist vorbei und die Aufgabe ist nicht erledigt.
• Grün — erledigt.

Wer auf einer Aufgabe steht, kann sie selbst mit Erledigen abhaken; Administratoren können das ebenfalls. Stimmt etwas nicht, öffnet Wieder öffnen sie erneut.

Schritt 5: Die Standardphasen deines Vereins

Nutzt du bei jeder Veranstaltung dieselbe Einteilung, stelle sie einmalig unter Einstellungen › Weitere Felder › Aufgaben bei einer Veranstaltung ein. Jede neue Veranstaltung beginnt dann mit diesen Phasen. Änderst du die Vorlage, ändert sich nichts an bereits bestehenden Veranstaltungen.

Wichtig zu wissen

• Die Funktion ist bei neuen Umgebungen standardmäßig aktiv. Du siehst sie nicht und möchtest sie nutzen? Melde dich bei uns, dann schalten wir sie frei.
• Jemanden auf eine Aufgabe zu setzen, sendet dieser Person eine Benachrichtigung. Wer Einer Aufgabe zugeteilt unter Mein Konto › Benachrichtigungen ausgeschaltet hat, bekommt keine Push-Nachricht, sieht sie aber weiterhin in der App.
• Löschst du eine Phase, verschwinden die darin enthaltenen Aufgaben aus dieser Übersicht, samt der Personen, die darauf standen.

Häufig gestellte Fragen

Tragen sich Mitglieder selbst ein oder teile ich sie zu? Beides ist möglich. Du kannst Mitglieder direkt auf eine Aufgabe setzen, und du kannst eine Aufgabe freigeben, sodass Mitglieder sich selbst eintragen. Auch auf einer freigegebenen Aufgabe kannst du selbst Personen hinzufügen.

Was passiert, wenn eine Aufgabe voll ist? Dann verschwindet die Schaltfläche Ich mache das und es steht Vollständig da. Melden sich zwei Personen gleichzeitig für den letzten Platz, bekommt genau eine den Platz und die andere sieht einen Hinweis, dass die Aufgabe gerade voll geworden ist.

Kann sich ein Mitglied wieder abmelden? Ja, mit Doch nicht. Das geht immer, auch bei einer Aufgabe, auf die ein Administrator die Person gesetzt hat.

Bekommen Freiwillige eine Erinnerung? Ja. Wer auf einer Aufgabe steht, bekommt standardmäßig einen Tag vorher eine Erinnerung. Jedes Mitglied kann das unter Mein Konto › Benachrichtigungen selbst anpassen.

Funktioniert das auch ohne das Planungsboard? Ja. Aufgaben bei einer Veranstaltung ist unabhängig vom Planungsboard und funktioniert auch, wenn diese Funktion aus ist.