Massenimport von Nutzern über Excel

Mit der Massenimportfunktion in 4planning kannst du schnell und einfach mehrere Nutzer gleichzeitig hinzufügen. Das spart Zeit und vermeidet manuelle Eingabearbeit, besonders wenn du von Excel oder einer anderen Verwaltung umsteigst.

Wann verwendest du einen Massenimport?

Der Massenimport ist ideal, wenn du viele Mitglieder oder Mitarbeiter gleichzeitig hinzufügen möchtest. Denke zum Beispiel an:

• Eine bestehende Mitgliederliste übertragen.
• Eine neue Organisation starten.
• Von einer anderen Software umsteigen.

Viele Organisationen verwenden diese Methode bei der ersten Einrichtung.

Schritt 1: Gehe zur Mitgliederseite

1. Gehe im linken Menü zu Organisation und dann zu Mitglieder.
2. Klicke oben rechts auf Nutzer erstellen.
3. Wähle Nutzer importieren.

Schritt 2: Lade die Vorlage herunter

Lade die Excel- oder CSV-Vorlage herunter. Darin stehen bereits alle Felder und Gruppen bereit.

Durch die Verwendung der Vorlage vermeidest du Fehler beim Import.

Schritt 3: Fülle die Datei aus

Trage die Daten deiner Mitglieder ein. Denke an:

• Vor- und Nachname.
• E-Mail-Adresse.
• Telefonnummer und andere Daten.

In der Datei stehen auch alle Gruppen. So kannst du Mitglieder direkt mit der richtigen Struktur verknüpfen.

Die erste Zeile enthält die Feldnamen. Jede folgende Zeile ist ein Nutzer.

Beim Arbeiten mit Excel- oder CSV-Dateien ist es wichtig, dass die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält und jede folgende Zeile einen Datensatz beschreibt. Das vermeidet Fehler beim Importieren.

Wichtige Tipps beim Ausfüllen

• Verwende die Vorlage, damit alle Felder korrekt erkannt werden.
• Importiere erst, wenn alle Gruppen erstellt wurden.
• Trage unter den gewünschten Gruppen zum Beispiel x, j, 1, ja oder true ein.
• Zeile 3 in der Vorlage ist ein Beispiel. Lasse die E-Mail-Adresse leer, um sie zu ignorieren.

Schritt 4: Datei hochladen

1. Lade die ausgefüllte Datei hoch.
2. Wähle die gewünschte Sprache der Einladung.
3. Importiere pro Sprache, wenn du mehrere Sprachen verwendest.

Schritt 5: Einladungen versenden

Du kannst wählen, ob Nutzer sofort eine Einladung erhalten.

• Sofort einladen.
• Einladungen später versenden.

Das bietet Flexibilität während des Onboardings.

Tipps für effektive Nutzung

• Starte mit einem Testimport.
• Prüfe zuerst eine kleine Gruppe.
• Verbessere die Datei, bevor du alle hinzufügst.

Wichtig zu wissen

• Der Massenimport spart viel Zeit.
• Nutzer werden direkt mit Gruppen verknüpft.
• Du kannst Einladungen später jederzeit erneut versenden.