Extra velden bij leden instellen (shirtmaat, diploma's, functie...)

Naast de standaardgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer, adres) leg je met extra velden je eigen gegevens van leden vast — dingen die specifiek zijn voor jouw vereniging of bedrijf en die niet standaard in 4planning zitten.

Voorbeelden

Wat je precies vastlegt hangt af van je organisatie. Veelgebruikte voorbeelden:

• Shirtmaat — voor het bestellen van clubkleding.
• Rijbewijs (ja/nee) — bijvoorbeeld om te weten wie kan rijden bij een uitje.
• Lid sinds (datum) — los van de systeemdatum waarop het account is aangemaakt.
• Diploma's/certificaten — zoals een A- of B-diploma, met de behaaldatum.
• Onderscheidingen — bijvoorbeeld "Lid van Verdienste" of een erelidmaatschap.
• Ballotage- of inschrijfdatum.
• Vrijwilligerstaak of voorkeurstaak, en het aantal beschikbare dagdelen.
• Muziekinstrument (bij een muziekvereniging).
• Type lid of einde lidmaatschap, als aanvulling op je eigen ledenadministratie.

Je bent hierin volledig vrij: je maakt zelf de velden aan die jouw organisatie nodig heeft.

Functie aanzetten

Extra velden is een functie die je eerst moet activeren. Ga naar Instellingen → Functies en zet Extra velden (itemlijsten) aan. Staat de optie er niet? Dan valt jouw pakket nog niet onder de pakketten die deze functie bevatten.

Stap 1: Naar extra velden beheren

1. Log in als beheerder.
2. Ga naar Instellingen.
3. Klik in het onderdeel over ledengegevens op Extra velden.

Je komt dan op de pagina "Extra velden beheren", waar je al je lijsten met velden ziet.

Stap 2: Een lijst aanmaken

Velden worden gegroepeerd in lijsten (bijvoorbeeld "Lidmaatschapsgegevens" of "Vrijwilligerswerk"). Maak eerst een lijst aan:

1. Klik op Nieuwe lijst.
2. Geef de lijst een duidelijke naam.
3. Bepaal met de schakelaar of deze lijst zichtbaar is bij de accountinstellingen van leden.

Je kunt meerdere lijsten aanmaken en de volgorde ervan aanpassen met de pijltjes.

Stap 3: Velden toevoegen aan een lijst

Voeg per lijst één of meer velden toe. Voor elk veld kies je:

• Naam — bijvoorbeeld "Shirtmaat" of "A-diploma".
• Respons methode — het type invoer:
  • Open (tekst)
  • Aantal
  • Getal
  • Ja/nee
  • Datum
  • E-mail
  • Telefoonnummer
• Verplicht — moet een lid dit veld invullen.
• Toegang voor leden:
  • Bewerken — het lid mag het veld zelf invullen en wijzigen.
  • Bekijken — het lid ziet de waarde, maar kan hem niet aanpassen (handig voor gegevens die alleen een beheerder mag wijzigen, zoals een diploma-datum).
  • Verborgen — het veld is niet zichtbaar voor het lid zelf, alleen voor beheerders.
• Als Smoelenboek actief is: een schakelaar om het veld ook te tonen in het smoelenboek.

Waar leden hun gegevens invullen

Zodra een lijst zichtbaar staat, verschijnt hij als apart tabblad bij Mijn account van elk lid. Leden vullen daar zelf de velden in waarvoor ze "Bewerken"-toegang hebben, en zien (alleen-lezen) de velden met "Bekijken"-toegang.

Waar jij als beheerder de antwoorden ziet

Open een lid via Leden en ga naar het tabblad Extra velden. Daar zie je alle ingevulde waarden van dat lid, en kun je ze als beheerder ook zelf aanpassen — ongeacht de toegangsinstelling van het veld.

Volgorde en verwijderen

• Lijsten en velden verplaats je met de pijltjes omhoog/omlaag.
• Een lijst of veld verwijderen kan via het bewerk-icoon; let op dat hiermee ook de al ingevulde antwoorden van leden verdwijnen.