Extra velden bij leden instellen (shirtmaat, diploma's, functie...)

Naast de standaardgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer, adres) leg je met extra velden je eigen gegevens van leden vast — dingen die specifiek zijn voor jouw vereniging of bedrijf en die niet standaard in 4planning zitten.

Voorbeelden

Wat je precies vastlegt hangt af van je organisatie. Veelgebruikte voorbeelden:

• Shirtmaat — voor het bestellen van clubkleding.
• Rijbewijs (ja/nee) — bijvoorbeeld om te weten wie kan rijden bij een uitje.
• Lid sinds (datum) — los van de systeemdatum waarop het account is aangemaakt.
• Diploma's/certificaten — zoals een A- of B-diploma, met de behaaldatum.
• Ballotage- of inschrijfdatum.
• Vrijwilligerstaak of voorkeurstaak, en het aantal beschikbare dagdelen.
• Muziekinstrument (bij een muziekvereniging).
• Type lid of einde lidmaatschap, als aanvulling op je eigen ledenadministratie.

Je bent hierin volledig vrij: je maakt zelf de velden aan die jouw organisatie nodig heeft.

Gaat het om onderscheidingen — een erelidmaatschap, een jubileum, een insigne? Gebruik daar Onderscheidingen voor. Dat is een eigen functie, waarin één lid dezelfde eer ook twee keer kan krijgen en waarin datum, uitreiker en toelichting naast elkaar passen — bij een extra veld moet je daartussen kiezen.

Functie aanzetten

Extra velden is een functie die je eerst moet activeren. Ga naar Instellingen → Functies en zet Extra velden (itemlijsten) aan. Staat de optie er niet? Dan valt jouw pakket nog niet onder de pakketten die deze functie bevatten.

Stap 1: Naar extra velden beheren

1. Log in als beheerder.
2. Ga naar Instellingen.
3. Klik in het onderdeel over ledengegevens op Extra velden.

Je komt dan op de pagina "Extra velden beheren", waar je al je lijsten met velden ziet.

Stap 2: Een lijst aanmaken

Velden worden gegroepeerd in lijsten (bijvoorbeeld "Lidmaatschapsgegevens" of "Vrijwilligerswerk"). Maak eerst een lijst aan:

1. Klik op Nieuwe lijst.
2. Geef de lijst een duidelijke naam.
3. Bepaal met de schakelaar of deze lijst zichtbaar is bij de accountinstellingen van leden.

Je kunt meerdere lijsten aanmaken en de volgorde ervan aanpassen met de pijltjes.

Stap 3: Velden toevoegen aan een lijst

Voeg per lijst één of meer velden toe. Voor elk veld kies je:

• Naam — bijvoorbeeld "Shirtmaat" of "A-diploma".
• Respons methode — het type invoer:
  • Open (tekst)
  • Aantal
  • Getal
  • Ja/nee
  • Datum
  • E-mail
  • Telefoonnummer
  • Bestand (document of foto)
• Verplicht — moet een lid dit veld invullen.
• Toegang voor leden:
  • Bewerken — het lid mag het veld zelf invullen en wijzigen.
  • Bekijken — het lid ziet de waarde, maar kan hem niet aanpassen (handig voor gegevens die alleen een beheerder mag wijzigen, zoals een diploma-datum).
  • Verborgen — het veld is niet zichtbaar voor het lid zelf, alleen voor beheerders.
• Als Smoelenboek actief is: een schakelaar om het veld ook te tonen in het smoelenboek.

Een bestand als antwoord

Kies je als respons methode voor Bestand, dan uploadt een lid (of jij als beheerder) een document of foto in plaats van tekst — de scan van een diploma, een VOG, een foto van de uitreiking.

• Toegestaan zijn pdf, Word, Excel, txt en afbeeldingen (png, jpg, webp), tot 25 MB per bestand.
• Er hoort één bestand per veld per lid bij. Upload je een nieuw bestand, dan vervangt dat het vorige.
• Bestanden tellen mee in de opslagruimte van je omgeving. Is die vol, dan lukt de upload niet en krijg je daar een melding van.
• Wie het bestand mag openen volgt de toegangsinstelling van het veld: bij Bekijken mag het lid het openen maar niet vervangen of verwijderen, bij Verborgen ziet alleen een beheerder het.
• Verwijderen gaat met de prullenbak-knop naast het bestand. Het bestand verdwijnt pas als je opslaat — tot dan kun je het met Ongedaan maken terugzetten.

Twee dingen doet een bestandsveld bewust niet: het verschijnt niet in het smoelenboek, en het is niet te vullen via een ledenimport (zo'n kolom wordt overgeslagen — een bestand upload je per lid). In een ledenexport komt een link naar het bestand te staan, geen bestandsnaam.

Waar leden hun gegevens invullen

Zodra een lijst zichtbaar staat, verschijnt hij als apart tabblad bij Mijn account van elk lid. Leden vullen daar zelf de velden in waarvoor ze "Bewerken"-toegang hebben, en zien (alleen-lezen) de velden met "Bekijken"-toegang.

Waar jij als beheerder de antwoorden ziet

Open een lid via Leden en ga naar het tabblad Extra velden. Daar zie je alle ingevulde waarden van dat lid, en kun je ze als beheerder ook zelf aanpassen — ongeacht de toegangsinstelling van het veld.

Volgorde en verwijderen

• Lijsten en velden verplaats je met de pijltjes omhoog/omlaag.
• Een lijst of veld verwijderen kan via het bewerk-icoon; let op dat hiermee ook de al ingevulde antwoorden van leden verdwijnen.