Een bardienstreeks aanmaken en genereren

Veertig speelweekenden betekent niet veertig keer hetzelfde formulier invullen. Met een bardienstreeks leg je het patroon één keer vast — welke dagen, welke tijden, hoeveel mensen — en genereert 4planning daaruit alle losse diensten voor de hele periode in één keer.

Stap 1: Ga naar Reeksen beheren

Open Bardiensten, klik op de knop Nieuwe Dienst en kies Hele periode inplannen in het menu dat opent.

Stap 2: Vul de reeks in

• Naam — bijvoorbeeld "Kantinediensten zaterdag".
• Omschrijving — instructies die op elke dienst van deze reeks komen te staan.
• Standaardlocatie — bijvoorbeeld de kantine; een enkele dag kan hier later van afwijken.
• Aantal mensen nodig — het standaardaantal per dienst.
• Inschrijven — kies Direct definitief (een lid dat zich inschrijft staat meteen vast) of Pas na goedkeuring (jij keurt elke aanmelding eerst goed).

Stap 3: Kies de periode

Bij Periode kies je een bestaand seizoen, of Eigen periode… als je zelf een begin- en einddatum wilt instellen — handig als je geen seizoen hebt aangemaakt of de reeks niet gelijk loopt met het seizoen.

Stap 4: Zet de dagen en tijden

Voeg per moment een regel toe onder Dagen en tijden: weekdag, starttijd en eindtijd. Wijkt de bezetting op een specifieke dag af — bijvoorbeeld drie mensen op vrijdagavond tegenover twee op zaterdagmiddag — vul dan bij die regel een eigen Aantal in; laat je het leeg, dan geldt het aantal van de reeks. Hetzelfde geldt voor Locatie. Een reeks met zowel een middag- als een avonddienst zet je als twee regels.

Stap 5: Sla vakanties over (optioneel)

Onder Uitzonderingen geef je periodes op waarin de reeks geen diensten aanmaakt, zoals een zomerstop. Klik op Periode overslaan en vul een naam en een periode in — één dag vrij mag ook, dan kies je begin- en einddatum gelijk.

Stap 6: Bekijk het voorbeeld en genereer

Sla de reeks op. Klik daarna op Voorbeeld bekijken om te zien hoeveel diensten er worden aangemaakt en op welke data, zonder dat er al iets wordt aangemaakt. Ziet het er goed uit, klik dan op Genereren.

Genereren houdt automatisch rekening met:

• Uitzonderingen — data binnen een opgegeven periode worden overgeslagen.
• Diensten waar al iemand op staat — die blijven altijd staan, ook als ze niet meer in het patroon passen. Je ziet in het resultaat hoeveel dat er zijn.
• Diensten die je zelf hebt aangepast — bewerk je een dienst uit de reeks op de gewone bardienst-pagina, dan overschrijft een nieuwe generatie die wijziging niet.
• Het verleden — diensten die al zijn geweest, worden nooit aangepast.

Je kunt op elk moment opnieuw genereren, bijvoorbeeld nadat je een extra uitzondering hebt toegevoegd of het aantal mensen hebt bijgesteld.

Genereren stuurt nooit een melding. Een heel seizoen aan diensten klaarzetten is geen gebeurtenis waar de hele club een pushbericht over hoort te krijgen. Wil je leden laten weten dat er nieuwe diensten open staan, gebruik dan zelf een nieuwsbericht of stuur een reminder.

Een reeks verwijderen

Onderaan de reeks staat Reeks verwijderen. Het patroon verdwijnt, maar de al gegenereerde diensten blijven bestaan — daar kunnen leden immers al op staan ingedeeld. Vink Ruim ook de lege toekomstige diensten van deze reeks op aan om ook de diensten te verwijderen waar nog niemand op staat.

Veelgestelde vragen

Ik heb een reeks aangemaakt maar zie nog niets bij Bardiensten. Dat klopt: een reeks is een sjabloon. Klik op Genereren om de losse diensten daadwerkelijk aan te maken.

Kan ik een reeks over twee seizoenen laten doorlopen? Kies dan bij Periode Eigen periode… in plaats van een seizoen, en vul zelf een begin- en einddatum in die de seizoensgrens overschrijdt.

Ik heb het aantal mensen van de reeks aangepast — passen bestaande diensten zich aan? Ja, bij een nieuwe generatie past het nieuwe aantal automatisch toe op alle diensten die je niet zelf hebt aangepast. Staan er al mensen op ingeschreven, dan wordt de status (open/vol) opnieuw berekend.

Kan ik iemand vast op elke dienst van de reeks zetten? Nee, dat doe je per dienst apart via bezetting beheren, nadat de diensten zijn gegenereerd.