Paramètres des devis - numéros, signature, conditions générales et acompte

Certaines choses s'appliquent à tous tes devis à la fois : la numérotation, l'obligation ou non pour le client de signer, tes propres conditions générales, l'acompte et les rappels. Tu les règles une seule fois.

Ouvrir les paramètres

Va dans Devis et clique en haut sur Paramètres. La fenêtre Paramètres des devis s'ouvre. Après tes modifications, clique sur Enregistrer.

Numéros de devis

Chaque devis reçoit automatiquement un numéro : le préfixe, l'année et un numéro d'ordre, par exemple OFF-2026-0001. Dans Préfixe, tu choisis toi-même les lettres (uniquement des lettres et des chiffres, 10 au maximum). Sous le champ, tu vois quel numéro le prochain devis recevra. Un nouveau préfixe ne s'applique qu'aux nouveaux devis ; les numéros existants ne changent pas.

Accord du client

Signature obligatoire pour l'accord en ligne est activé par défaut : le client appose alors sa signature avec son doigt ou la souris avant de pouvoir donner son accord. Si tu le désactives, la signature devient facultative et un nom saisi suffit.

Conditions générales

Téléverse tes propres conditions générales en PDF (10 Mo maximum) avec Téléverser les conditions générales (PDF) et donne éventuellement un autre nom au document dans Nom du document. Le client voit alors un lien vers le document dans l'e-mail du devis et au moment de l'accord, et coche qu'il les accepte.

Si tu téléverses plus tard une nouvelle version, 4planning conserve pour chaque devis accepté la version qui était en vigueur à ce moment-là. Sans conditions générales téléversées, le devis n'en mentionne aucune.

Acompte

Si tu as connecté ton propre compte Mollie (sous Paramètres › Intégrations › Connexion de paiement), tu peux activer Demander par défaut un acompte pour les nouveaux devis et choisir un pourcentage. Pour chaque devis, tu peux encore l'ajuster dans l'éditeur.

Après son accord, le client paie l'acompte directement en ligne. L'argent arrive directement sur le compte Mollie de ton entreprise ; 4planning ne reçoit rien. Sans connexion Mollie, tu ne vois ici que le bouton Connecter Mollie, et un devis ne demande pas d'acompte.

Rappel au client

Dans Envoyer un rappel si le client n'a pas réagi après ce nombre de jours, saisis un nombre de jours. 0 signifie : pas de rappels (c'est la valeur par défaut). S'il y a un nombre, le client reçoit au maximum un rappel par envoi, plus un e-mail juste avant l'expiration du devis.

Indépendamment de cela, un contrôle quotidien passe sur Expiré les devis dont la date indiquée dans Valable jusqu'au est dépassée. Le client ne peut alors plus approuver un tel devis.

Une notification quand le client réagit

Quand un client accepte ou refuse un devis, ou paie l'acompte, les administrateurs reçoivent une notification. Tu n'en veux pas, ou tu la préfères par e-mail ? Va dans Mon compte et cherche dans les notifications le bloc Devis.

Questions fréquentes

• Puis-je modifier les numéros de devis existants ? Non, un numéro est fixé dès que le devis l'a reçu ; ton client y a peut-être déjà fait référence.
• Mon client n'arrive pas à signer sur son ordinateur. C'est aussi possible avec la souris. Si cela ne fonctionne vraiment pas, désactive la signature ou enregistre toi-même l'accord avec Accord reçu dans le devis.
• L'acompte passe-t-il par 4planning ? Non, l'argent va directement sur ton propre compte Mollie.
• Un nouveau paramètre s'applique-t-il aussi aux devis déjà envoyés ? L'acompte et la numérotation s'appliquent aux nouveaux devis. La signature et les conditions générales s'appliquent à chaque accord donné après la modification.