Import en masse d'utilisateurs via Excel

Avec la fonction d'import en masse de 4planning, tu peux ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, rapidement et facilement. Cela fait gagner du temps et évite la saisie manuelle, surtout si tu passes d'Excel ou d'une autre gestion.

Quand utiliser un import en masse ?

L'import en masse est idéal lorsque tu veux ajouter beaucoup de membres ou de collaborateurs en une fois. Pense par exemple à :

• Transférer une liste de membres existante.
• Démarrer une nouvelle organisation.
• Passer d'un autre logiciel.

De nombreuses organisations utilisent cette méthode lors de la configuration initiale.

Étape 1 : Va à la page des utilisateurs

1. Dans le menu de gauche, va à Organisation puis à Membres.
2. Clique en haut à droite sur Créer un utilisateur.
3. Choisis Importer des utilisateurs.

Étape 2 : Télécharge le modèle

Télécharge le modèle Excel ou CSV. Tous les champs et groupes y sont déjà prêts.

Utiliser le modèle évite les erreurs pendant l'import.

Étape 3 : Remplis le fichier

Renseigne les données de tes membres. Pense à :

• Prénom et nom.
• Adresse e-mail.
• Numéro de téléphone et autres données.

Le fichier contient aussi tous les groupes. Tu peux ainsi relier directement les membres à la bonne structure.

La première ligne contient les noms des champs. Chaque ligne suivante correspond à un utilisateur.

Quand tu travailles avec des fichiers Excel ou CSV, il est important que la première ligne contienne les en-têtes de colonnes et que chaque ligne suivante décrive un seul enregistrement. Cela évite les erreurs pendant l'import.

Conseils importants pour le remplissage

• Utilise le modèle pour que tous les champs soient correctement reconnus.
• N'importe qu'une fois que tous les groupes ont été créés.
• Sous les groupes voulus, renseigne par exemple x, o, 1, oui ou true.
• La ligne 3 du modèle est un exemple. Laisse l'adresse e-mail vide pour l'ignorer.

Étape 4 : Téléverse le fichier

1. Téléverse le fichier complété.
2. Sélectionne la langue souhaitée pour l'invitation.
3. Importe par langue si tu utilises plusieurs langues.

Étape 5 : Envoyer les invitations

Tu peux choisir si les utilisateurs reçoivent une invitation immédiatement.

• Inviter immédiatement.
• Envoyer les invitations plus tard.

Cela offre de la flexibilité pendant l'onboarding.

Conseils pour une utilisation efficace

• Commence par un import de test.
• Vérifie d'abord un petit groupe.
• Corrige le fichier avant d'ajouter tout le monde.

Bon à savoir

• L'import en masse fait gagner beaucoup de temps.
• Les utilisateurs sont directement reliés aux groupes.
• Tu peux toujours renvoyer les invitations plus tard.