Importación masiva de usuarios mediante Excel

Con la función de importación masiva de 4planning puedes añadir varios usuarios a la vez de forma rápida y sencilla. Esto ahorra tiempo y evita el trabajo manual, sobre todo cuando pasas desde Excel u otra administración.

¿Cuándo usar una importación masiva?

La importación masiva es ideal cuando quieres añadir muchos socios o empleados a la vez. Piensa por ejemplo en:

• Trasladar una lista de socios existente.
• Empezar una nueva organización.
• Cambiar desde otro software.

Muchas organizaciones usan este método durante la configuración inicial.

Paso 1: Ve a la página de usuarios

1. En el menú izquierdo, ve a Organización y después a Usuarios.
2. Haz clic arriba a la derecha en Crear usuario.
3. Elige Importar usuarios.

Paso 2: Descarga la plantilla

Descarga la plantilla de Excel o CSV. En ella ya están listos todos los campos y grupos.

Usar la plantilla evita errores durante la importación.

Paso 3: Rellena el archivo

Rellena los datos de tus socios. Piensa en:

• Nombre y apellidos.
• Dirección de correo electrónico.
• Número de teléfono y otros datos.

En el archivo también están todos los grupos. Así puedes vincular a los socios directamente a la estructura correcta.

La primera fila contiene los nombres de los campos. Cada fila siguiente es un usuario.

Al trabajar con archivos Excel o CSV es importante que la primera fila contenga los encabezados de columna y que cada fila siguiente describa un registro. Esto evita errores durante la importación.

Consejos importantes al rellenar

• Usa la plantilla para que todos los campos se reconozcan correctamente.
• Importa solo cuando todos los grupos ya estén creados.
• En los grupos deseados, rellena por ejemplo x, s, 1, sí o true.
• La fila 3 de la plantilla es un ejemplo. Deja el correo electrónico vacío para ignorarla.

Paso 4: Sube el archivo

1. Sube el archivo rellenado.
2. Selecciona el idioma deseado para la invitación.
3. Importa por idioma cuando uses varios idiomas.

Paso 5: Enviar invitaciones

Puedes elegir si los usuarios reciben una invitación de inmediato.

• Invitar de inmediato.
• Enviar las invitaciones más tarde.

Esto da flexibilidad durante la incorporación.

Consejos para un uso eficaz

• Empieza con una importación de prueba.
• Comprueba primero un grupo pequeño.
• Corrige el archivo antes de añadir a todos.

Importante saber

• La importación masiva ahorra mucho tiempo.
• Los usuarios se vinculan directamente a los grupos.
• Siempre puedes volver a enviar las invitaciones más tarde.