Angebotseinstellungen - Nummern, Unterschrift, Bedingungen und Anzahlung

Ein paar Dinge gelten für alle deine Angebote gleichzeitig: die Nummerierung, ob der Kunde unterschreiben muss, deine eigenen Bedingungen, die Anzahlung und die Erinnerungen. Die legst du einmal fest.

Die Einstellungen öffnen

Gehe zu Angebote und klicke oben auf Einstellungen. Das Fenster Angebotseinstellungen öffnet sich. Klicke nach dem Anpassen auf Speichern.

Angebotsnummern

Jedes Angebot bekommt automatisch eine Nummer: das Präfix, das Jahr und eine laufende Nummer, zum Beispiel OFF-2026-0001. Bei Präfix wählst du die Buchstaben selbst (nur Buchstaben und Ziffern, höchstens 10). Unter dem Feld siehst du, welche Nummer das nächste Angebot bekommt. Ein neues Präfix gilt nur für neue Angebote; bestehende Nummern ändern sich nicht.

Zustimmung durch den Kunden

Unterschrift bei Online-Zustimmung erforderlich ist standardmäßig eingeschaltet: Der Kunde unterschreibt dann mit dem Finger oder der Maus, bevor er zustimmen kann. Schaltest du es aus, ist die Unterschrift optional und ein getippter Name genügt.

Bedingungen

Lade deine eigenen allgemeinen Geschäftsbedingungen als PDF (höchstens 10 MB) bei Bedingungen hochladen (PDF) hoch und gib dem Dokument bei Bedarf einen anderen Namen bei Name des Dokuments. Der Kunde sieht dann in der Angebots-E-Mail und bei der Zustimmung einen Link zum Dokument und hakt an, dass er damit einverstanden ist.

Lädst du später eine neue Version hoch, speichert 4planning bei jedem angenommenen Angebot, welche Version damals galt. Ohne hochgeladene Bedingungen nennt das Angebot keine Bedingungen.

Anzahlung

Hast du dein eigenes Mollie-Konto verbunden (unter Einstellungen › Integrationen › Zahlungsverbindung), kannst du Bei neuen Angeboten standardmäßig eine Anzahlung verlangen einschalten und einen Prozentsatz wählen. Pro Angebot kannst du das im Editor noch anpassen.

Nach seiner Zustimmung bezahlt der Kunde die Anzahlung sofort online. Das Geld geht direkt auf das Mollie-Konto deines Unternehmens; 4planning erhält nichts. Ohne Mollie-Verbindung siehst du hier nur den Button Mollie verbinden, und ein Angebot verlangt keine Anzahlung.

Erinnerung an den Kunden

Bei Erinnerung senden, wenn der Kunde nach so vielen Tagen nicht reagiert hat trägst du eine Anzahl Tage ein. 0 bedeutet: keine Erinnerungen (das ist der Standard). Steht dort eine Zahl, bekommt der Kunde höchstens eine Erinnerung pro Versand, plus eine E-Mail kurz bevor das Angebot abläuft.

Unabhängig davon setzt eine tägliche Prüfung Angebote, deren Datum bei Gültig bis verstrichen ist, auf Abgelaufen. Der Kunde kann einem solchen Angebot nicht mehr zustimmen.

Eine Benachrichtigung, wenn der Kunde reagiert

Nimmt ein Kunde ein Angebot an oder lehnt es ab, oder bezahlt er die Anzahlung, bekommen die Administratoren eine Benachrichtigung. Möchtest du die nicht, oder lieber per E-Mail? Gehe zu Mein Konto und suche bei den Benachrichtigungen den Block Angebote.

Häufig gestellte Fragen

• Kann ich die Nummern bestehender Angebote ändern? Nein, eine Nummer steht fest, sobald das Angebot sie hat; dein Kunde hat sich vielleicht schon darauf bezogen.
• Mein Kunde kann an seinem Computer nicht unterschreiben. Das geht auch mit der Maus. Klappt es wirklich nicht, schalte die Unterschrift aus oder halte die Zustimmung selbst mit Zustimmung erhalten im Angebot fest.
• Läuft die Anzahlung über 4planning? Nein, das Geld geht direkt auf dein eigenes Mollie-Konto.
• Gilt eine neue Einstellung auch für Angebote, die schon versendet sind? Anzahlung und Nummerierung gelten für neue Angebote. Unterschrift und Bedingungen gelten für jede Zustimmung, die danach gegeben wird.