Zahlungserinnerung bei offenem Mitgliedsbeitrag senden

Steht ein Zahlungstermin offen oder ist eine Zahlung fehlgeschlagen, kannst du dem betreffenden Mitglied eine Erinnerung senden. Das geht pro Mitglied oder auf einmal an eine ganze Gruppe.

Zunächst: Das System erinnert bereits selbst

4planning sendet bei einer verspäteten Zahlung automatisch eine Zahlungserinnerung: alle sieben Tage, maximal dreimal. Diese Erinnerungen kann ein Mitglied nicht deaktivieren, gerade weil es sich um offenes Geld handelt.

Eine manuelle Erinnerung ist also für die Fälle danach gedacht, oder wenn du eine persönliche Nachricht hinzufügen möchtest.

Schritt 1: Suche die offenen Zahlungstermine

1. Gehe zu Finanzen → Mitgliedsbeitrag.
2. Filtere nach dem Status offen oder fehlgeschlagen. Das sind die Mitglieder, die noch nicht bezahlt haben.

Schritt 2: Erinnerung senden

1. Wähle ein Mitglied oder mehrere Mitglieder gleichzeitig aus.
2. Wähle Erinnerung senden.
3. Das Mitglied erhält eine Nachricht mit einem Zahlungslink zum offenen Termin. Zahlt das Mitglied außerhalb der App, enthält sie keinen Zahlungslink, sondern den Betrag und die Bitte, ihn an den Verein zu überweisen.

Was du noch tun kannst

• Erneut versuchen bei einer fehlgeschlagenen Lastschrift, wenn die Ursache behoben ist.
• Manuell auf bezahlt setzen, wenn das Geld außerhalb der App eingegangen ist, zum Beispiel per Überweisung oder bar.
• Abonnement pausieren oder beenden, wenn jemand vorübergehend oder endgültig kein Mitglied mehr ist.

Tipps für effektive Nutzung

• Prüfe zuerst, warum ein Termin offensteht. Bei SEPA liegt die Ursache oft an einem fehlenden oder widerrufenen Mandat — dann hilft eine Zahlungserinnerung nicht, aber das Aktivieren des Mandats schon.
• Gehe Rückstände lieber wöchentlich durch als einmal pro Quartal: Je frischer der Termin, desto größer die Chance, dass noch bezahlt wird.

Häufig gestellte Fragen

• Das Mitglied sagt, es erhält die Erinnerung nicht. Prüfe die E-Mail-Adresse des Mitglieds und ob die Nachricht im Spam landet. Die Erinnerung geht auch als Push-Benachrichtigung, wenn das Mitglied die App nutzt.
• Kann ich den Text der automatischen Erinnerung anpassen? Die automatischen Dunning-Nachrichten sind fest vorgegeben. Möchtest du eine eigene Botschaft, sende eine manuelle Erinnerung oder eine Nachricht über die Mitgliederliste. Ein eigener Erinnerungstext gilt nicht für Mitglieder, die außerhalb der App zahlen: Sie erhalten immer den festen Text mit dem zu überweisenden Betrag, damit nie ein Zahlungslink darin steht, der nicht funktioniert.