Betaalherinnering sturen bij openstaande contributie

Staat er een termijn open of is een betaling mislukt, dan kun je het betreffende lid een herinnering sturen. Dat kan per lid of in één keer aan een hele groep.

Eerst: het systeem herinnert al zelf

4planning stuurt automatisch een betaalherinnering bij een te late betaling: elke zeven dagen, maximaal drie keer. Die herinneringen kan een lid niet uitzetten, juist omdat het om openstaand geld gaat.

Een handmatige herinnering is dus bedoeld voor de gevallen daarna, of als je er een persoonlijk bericht bij wilt doen.

Stap 1: Zoek de openstaande termijnen

1. Ga naar Financieel → Contributie.
2. Filter op de status open of mislukt. Dit zijn de leden die nog niet betaald hebben.

Stap 2: Herinnering versturen

1. Selecteer één lid, of meerdere leden tegelijk.
2. Kies Herinnering sturen.
3. Het lid ontvangt een bericht met een betaallink naar de openstaande termijn.

Wat je nog meer kunt doen

• Opnieuw proberen bij een mislukte incasso, als de oorzaak is opgelost.
• Handmatig op betaald zetten als het geld buiten het systeem om binnenkwam, bijvoorbeeld via een bankoverschrijving of contant.
• Abonnement pauzeren of stopzetten als iemand tijdelijk of definitief geen lid meer is.

Tips voor effectief gebruik

• Kijk eerst waaróm een termijn openstaat. Bij SEPA is de oorzaak vaak een ontbrekende of ingetrokken machtiging — dan helpt een betaalherinnering niet, maar het activeren van de machtiging wel.
• Loop achterstanden liever wekelijks even door dan één keer per kwartaal: hoe verser de termijn, hoe groter de kans dat er alsnog betaald wordt.

Veelgestelde vragen

• Het lid zegt de herinnering niet te krijgen. Controleer het e-mailadres van het lid en of het bericht in de spam belandt. De herinnering gaat ook als pushnotificatie als het lid de app gebruikt.
• Kan ik de tekst van de automatische herinnering aanpassen? De automatische dunning-berichten liggen vast. Wil je een eigen boodschap, stuur dan een handmatige herinnering of een bericht via de ledenlijst.