Taken bij een evenement

Bij een groot evenement komt het werk zelden in één blok: er is opbouw vooraf, er moet tijdens het evenement iemand achter de bar staan, en na afloop moet alles weer weg. Met Taken bij een evenement verdeel je dat werk over fases, zet je per taak vrijwilligers in, en zie je in één oogopslag wat er nog open staat.

Stap 1: Open het evenement

1. Klik in het menu op Communicatie en daarna op Evenementen.
2. Open het evenement waar je taken bij wilt zetten.
3. Klik in het blok Admin op Evenement bewerken en scroll naar het onderdeel Taken.

Leden zien dezelfde taken op de evenementpagina zelf, in het blok Taken. Zolang er nog geen taak is, zien zij dat blok niet — het verschijnt pas als er iets te doen is.

Stap 2: Fases klaarzetten

Staat er nog niets, klik dan op Fases klaarzetten. Je krijgt dan de standaardindeling van je vereniging, standaard: opbouw, tijdens het evenement en afbouw.

Met Fase toevoegen maak je er zelf een bij — bijvoorbeeld schoonmaak of afrekenen. Elke fase heeft een naam en een icoon, en die kun je later met het potloodje in de kopbalk van de fase nog aanpassen.

Stap 3: Een taak toevoegen

Klik in de fase op Taak en vul in:

• Wat moet er gebeuren? — de opdracht, bijvoorbeeld tent opbouwen.
• Aantal mensen nodig — laat je dit leeg, dan is de taak voor één persoon.
• Wanneer — een begin- en eindtijd. Laat je dit leeg, dan volgt de taak het evenement (de hele dag). De kalender opent meteen op de maand van het evenement en zet een stip op de dag zelf.
• Toelichting — optioneel: waar meld je je, wat neem je mee?
• Wie doen dit? — zoek en selecteer de leden die je erop zet.

Zet Leden mogen zich hier zelf op inschrijven aan als je de taak openstelt. Leden zien dan de knop Ik doe dit en kunnen zichzelf aanmelden tot het aantal vol is.

Boven de opslaanknop staat een strook N krijgen hier bericht van. Klik die open om te zien wie er precies een melding krijgt voordat je opslaat.

Stap 4: Bijhouden wie wat doet

Elke fase toont hoeveel plekken er gevuld zijn, en per taak zie je de namen en foto's van wie erop staan. De kleur van een rij vertelt de stand:

• Oranje met Vandaag — deze taak is vandaag aan de beurt.
• Rood met Te laat — de dag is voorbij en de taak is niet afgerond.
• Groen — afgerond.

Wie op een taak staat, kan die zelf afvinken met Afronden; beheerders kunnen dat ook. Klopt er iets niet, dan zet Heropenen hem weer open.

Stap 5: De standaardfases van je vereniging

Gebruik je bij elk evenement dezelfde indeling, stel die dan één keer in via Instellingen › Extra velden › Taken bij een evenement. Elk nieuw evenement begint dan met die fases. Wijzig je het sjabloon, dan verandert er niets aan evenementen die al bestaan.

Belangrijk om te weten

• De functie staat standaard aan bij nieuwe omgevingen. Zie je hem niet en wil je hem gebruiken? Neem dan contact met ons op, dan zetten wij hem aan.
• Iemand op een taak zetten stuurt die persoon een melding. Wie de melding Ingedeeld op een taak heeft uitgezet in Mijn account › Meldingen, krijgt geen pushbericht maar ziet het bericht wel in de app.
• Verwijder je een fase, dan verdwijnen de taken erin uit dit overzicht, inclusief wie erop stond.

Veelgestelde vragen

Moeten leden zich zelf aanmelden of deel ik ze in? Allebei kan. Je kunt leden direct op een taak zetten, en je kunt een taak openstellen zodat leden zichzelf aanmelden. Ook op een openstaande taak kun je zelf mensen toevoegen.

Wat gebeurt er als een taak vol zit? Dan verdwijnt de knop Ik doe dit en staat er Compleet. Melden twee mensen zich tegelijk voor de laatste plek, dan krijgt er precies één de plek en ziet de ander een melding dat de taak net vol zat.

Kan een lid zich weer afmelden? Ja, met Toch niet. Dat kan altijd, ook op een taak waar hij door een beheerder op is gezet.

Krijgen vrijwilligers een herinnering? Ja. Wie op een taak staat, krijgt standaard een dag van tevoren een herinnering. Elk lid kan dat zelf aanpassen in Mijn account › Meldingen.

Werkt dit ook zonder het Planbord? Ja. Taken bij een evenement staat los van het Planbord en werkt ook als die functie uit staat.