Herinnering sturen voor een evenement

Blijft de aanmeldlijst achter? Met Herinnering sturen geef je de leden die nog niet hebben gereageerd een zetje, zonder dat je iedereen lastigvalt. 4planning selecteert die groep automatisch voor je.

Stap 1: Open het evenement

1. Klik in het menu op Communicatie en daarna op Evenementen.
2. Klik op het evenement waarvoor je een herinnering wilt sturen.

Stap 2: Klik op Herinnering sturen

De knop staat op twee plekken op de detailpagina:

• In het blok Admin, naast Bewerken en Evenement kopiëren.
• In de kop van het overzicht Nog niet gereageerd.

Beide knoppen openen hetzelfde venster.

Stap 3: Kies wie de herinnering krijgt

Bovenin kies je de ontvangers. Welke keuzes je ziet, hangt af van het evenement:

• Wie nog niet reageerde – uitgenodigde leden zonder aan- of afmelding. Dit is de standaard.
• Wie zich heeft aangemeld – handig als je de deelnemers vlak voor de dag zelf nog iets wilt meegeven.
• Iedereen die is uitgenodigd – de volledige doelgroep.
• Wie nog geen ticket heeft – bij een evenement met tickets.

Onder de keuze zie je meteen wie het bericht krijgt. Klik op de rij met foto's om de namen uit te klappen.

Stap 4: Bekijk of pas het bericht aan

Onder Bekijk & bewerk per kanaal zie je twee tabbladen. In allebei staat het onderwerp en de tekst, en daaronder een voorbeeld van hoe het eruitziet:

• Pushmelding – het korte bericht op de telefoon.
• E-mail – het bericht in de mailbox.

De tekst hoort bij de doelgroep die je in stap 3 koos: wie nog niet reageerde krijgt de vraag of hij erbij is, wie zich al aanmeldde krijgt een herinnering aan de afspraak. Wissel je van doelgroep, dan wisselt de tekst mee.

Wat je hier aanpast geldt alleen voor déze verzending. Wil je de standaardtekst blijvend wijzigen — ook voor de automatische herinnering — ga dan naar Instellingen › E-mail › E-mailsjablonen. Daar staat elke doelgroep als eigen sjabloon, met een tekst per taal van je organisatie.

Woorden tussen accolades zoals {evenement}, {datum} en {tijd} worden bij het versturen vervangen door de gegevens van het evenement. Laat ze staan als je ze wilt gebruiken; in het voorbeeld eronder zie je meteen wat er komt te staan.

Stap 5: Versturen

Klik op Herinnering versturen. Je krijgt een bevestiging met het aantal verstuurde meldingen.

Veelgestelde vragen

Ik zie de knop niet. Hoe kan dat? Het evenement staat nog op concept of is geannuleerd. Leden kunnen het dan niet openen, dus een herinnering heeft geen zin. Publiceer het evenement en de knop verschijnt.

Waarom gaan er minder e-mails dan pushmeldingen uit? Elk lid bepaalt zelf hoe het meldingen ontvangt. Voor herinneringen staat e-mail standaard uit en de pushmelding aan. Leden kunnen dat aanpassen bij hun eigen meldingsinstellingen.

Kan ik twee keer een herinnering sturen? Ja. Heb je binnen een dag al een herinnering gestuurd, dan zie je een waarschuwing met de datum en vragen we of je het zeker weet.

Is dit hetzelfde als de automatische herinnering? Nee. Los hiervan kun je in de instellingen een automatische herinnering aanzetten die een aantal dagen vooraf naar de aangemelde leden gaat. Deze knop stuurt direct, en juist naar wie nog niet reageerde.