Rollen en rechten toekennen aan leden/gebruikers

In 4planning bepaal je met rollen welke rechten een gebruiker heeft. Door rollen correct toe te wijzen, zorg je voor duidelijke verantwoordelijkheden en een veilige omgeving. In dit artikel lees je welke rollen er zijn en hoe je deze toekent.

Overzicht van rollen

Het tabblad Rechten van een lid bestaat uit twee delen. De namen hieronder zijn precies de namen die je in de app ziet staan.

Doet mee aan — waarvoor deze persoon ingepland kan worden en in welke lijsten hij verschijnt: Medewerker, Collega, Bardiensten en Scheidsrechter.

Mag beheren — wat deze persoon voor de hele omgeving mag aanpassen: Beheerder en Systeembeheerder, plus een aantal rollen die maar één onderdeel opengooien (zie Beheerrollen per onderdeel verderop).

De Groepsbeheerder staat niet op dit tabblad: die zet je aan op het tabblad Groepen van het lid.

Groepsbeheerder

Een groepsbeheerder heeft rechten binnen één of meerdere groepen. Alles wat hij mag, geldt alleen binnen die groepen — nooit voor de hele vereniging.

• Kan leden beheren binnen de groep.
• Kan communicatie, evenementen en documenten beheren.
• Kan groepsinstellingen aanpassen.
• Kan bij nieuws, polls en evenementen alleen de groepen kiezen die hij zelf beheert.
• Kan zijn eigen evenementen bewerken en verwijderen: die hij zelf heeft aangemaakt, of die aan een groep van hem hangen.
• Kan via Evenementen › Evenementen beheren zijn eigen concepten terugvinden. Andere schermen tonen concepten niet.
• Kan daar ook de aanwezigheid exporteren van zijn eigen evenementen, met alleen de leden van zijn groepen erin. Verenigingsbrede evenementen zonder gekoppelde groep vallen daarbuiten. Zie Aanwezigheid beheren.

De eerste groepsbeheerder wordt ingesteld door een beheerder of een systeembeheerder, op het tabblad Groepen van dat lid.

Beheerder

Een beheerder heeft uitgebreide rechten binnen de omgeving.

• Kan leden beheren.
• Kan groepen beheren en groepsbeheerders aanwijzen.
• Kan communicatie en content beheren.
• Heeft toegang tot alle onderdelen van de applicatie.

Een beheerder kan echter niet bij Instellingen en dus niet bij de organisatie-instellingen — en hij kan ook geen rollen toekennen: het tabblad Rechten is voor hem niet zichtbaar.

Systeembeheerder

De systeembeheerder heeft volledige toegang.

• Kan alle instellingen en onderdelen beheren.
• Heeft als enige toegang tot Instellingen.
• Kan beheerders en systeembeheerders aanstellen (tabblad Rechten).

Je zet iemand systeembeheerder door hem eerst Beheerder te maken: pas dan verschijnt de schakelaar Systeembeheerder eronder.

Beheerrollen per onderdeel

Onder Mag beheren staan naast Beheerder en Systeembeheerder ook rollen die maar één onderdeel opengooien. Daarmee geef je iemand precies genoeg rechten voor zijn taak, zonder hem beheerder van de hele omgeving te maken. Ze werken los van elkaar en los van Beheerder: je kunt ze geven aan iemand die verder geen enkel beheerrecht heeft.

• Evenementenbeheerder — mag evenementen voor de hele omgeving aanmaken, bewerken en van tickets voorzien. Niet bij de financiën.
• Bardienstbeheerder — mag het rooster van bardiensten beheren en aanpassen. Verschijnt pas als Bardiensten bij deze persoon aanstaat.
• Scheidsrechtercoördinator — mag scheidsrechters indelen en hun beschikbaarheid bijhouden, maar kan de wedstrijd zelf niet wijzigen. Verschijnt pas als Scheidsrechter bij deze persoon aanstaat.
• Winkelbeheerder — kan artikelen, bestelrondes en bestellingen van de winkel beheren.
• Sponsorenbeheerder — heeft toegang tot het sponsorenoverzicht en kan sponsorgegevens beheren.

Elke schakelaar verschijnt alleen als dat onderdeel in jouw omgeving aanstaat. Zie je er een niet, dan is de bijbehorende functie uit — het ligt niet aan je eigen rol.

Zet je Beheerder aan, dan verdwijnen deze schakelaars en staat er Inbegrepen bij Beheerder. Dat is geen beperking maar de werkelijkheid: een beheerder mag die onderdelen sowieso al. Zet je Beheerder later weer uit, dan komen de schakelaars terug in precies de stand die je eerder had gekozen.

Waar werkt een evenementenbeheerder?

Hij doet alles vanaf het scherm Evenementen beheren, en komt daar op drie manieren:

• via het menu-item Evenementen beheren (waar dat precies staat verschilt per omgeving — de menu-indeling is instelbaar, en het item kan onder een groep zitten die je eerst openklapt);
• via de knop Evenementen beheren op het dashboard en op de agenda;
• via dezelfde knop op de evenementenpagina.

Op dat scherm zit ook de knop Nieuw Evenement, met daaronder Importeren via Excel. Hij ziet er alle evenementen van de omgeving, concepten inbegrepen.

Rollen toekennen aan een lid

1. Ga naar Organisatie > Leden.
2. Open het lid.
3. Ga naar het tabblad Rechten.
4. Zet de schakelaar aan van de rol die je wilt geven.
5. Klik op Opslaan.

Zie je het tabblad Rechten niet? Dan ben je zelf geen systeembeheerder; alleen die rol mag rollen uitdelen.

Iemand groepsbeheerder maken

1. Ga naar Organisatie > Leden en open het lid.
2. Ga naar het tabblad Groepen.
3. Zet Lid aan bij de groep; daaronder verschijnt de schakelaar Beheerder.
4. Zet die aan en klik op Opslaan.

Tips voor effectief gebruik

• Beperk het aantal systeembeheerders.
• Gebruik groepsbeheerders voor dagelijkse taken.
• Controleer regelmatig de rolverdeling.

Belangrijk om te weten

• Rollen bepalen toegang en veiligheid.
• Je kunt rollen op elk moment aanpassen.
• Een goede rolverdeling voorkomt fouten en datalekken.