Rollen en rechten toekennen aan leden/gebruikers

In 4planning bepaal je met rollen welke rechten een gebruiker heeft. Door rollen correct toe te wijzen, zorg je voor duidelijke verantwoordelijkheden en een veilige omgeving. In dit artikel lees je welke rollen er zijn en hoe je deze toekent.

Overzicht van rollen

In 4planning zijn er drie soorten rollen. De namen hieronder zijn precies de namen die je in de app op het tabblad Rechten van een lid ziet staan:

• Groepsbeheerder
• Beheerder
• Systeembeheerder

Groepsbeheerder

Een groepsbeheerder heeft rechten binnen één of meerdere groepen. Alles wat hij mag, geldt alleen binnen die groepen — nooit voor de hele vereniging.

• Kan leden beheren binnen de groep.
• Kan communicatie, evenementen en documenten beheren.
• Kan groepsinstellingen aanpassen.
• Kan bij nieuws, polls en evenementen alleen de groepen kiezen die hij zelf beheert.
• Kan zijn eigen evenementen bewerken en verwijderen: die hij zelf heeft aangemaakt, of die aan een groep van hem hangen.
• Kan via Evenementen › Evenementen beheren zijn eigen concepten terugvinden. Andere schermen tonen concepten niet.
• Kan daar ook de aanwezigheid exporteren van zijn eigen evenementen, met alleen de leden van zijn groepen erin. Verenigingsbrede evenementen zonder gekoppelde groep vallen daarbuiten. Zie Aanwezigheid beheren.

De eerste groepsbeheerder wordt ingesteld door een beheerder of een systeembeheerder, op het tabblad Groepen van dat lid.

Beheerder

Een beheerder heeft uitgebreide rechten binnen de omgeving.

• Kan leden beheren.
• Kan groepen beheren en groepsbeheerders aanwijzen.
• Kan communicatie en content beheren.
• Heeft toegang tot alle onderdelen van de applicatie.

Een beheerder kan echter niet bij Instellingen en dus niet bij de organisatie-instellingen — en hij kan ook geen rollen toekennen: het tabblad Rechten is voor hem niet zichtbaar.

Systeembeheerder

De systeembeheerder heeft volledige toegang.

• Kan alle instellingen en onderdelen beheren.
• Heeft als enige toegang tot Instellingen.
• Kan beheerders en systeembeheerders aanstellen (tabblad Rechten).

Je zet iemand systeembeheerder door hem eerst Beheerder te maken: pas dan verschijnt de schakelaar Systeembeheerder eronder.

Rollen toekennen aan een lid

1. Ga naar Organisatie > Leden.
2. Open het lid.
3. Ga naar het tabblad Rechten.
4. Zet de schakelaar aan van de rol die je wilt geven.
5. Klik op Opslaan.

Zie je het tabblad Rechten niet? Dan ben je zelf geen systeembeheerder; alleen die rol mag rollen uitdelen.

Iemand groepsbeheerder maken

1. Ga naar Organisatie > Leden en open het lid.
2. Ga naar het tabblad Groepen.
3. Zet Lid aan bij de groep; daaronder verschijnt de schakelaar Beheerder.
4. Zet die aan en klik op Opslaan.

Tips voor effectief gebruik

• Beperk het aantal systeembeheerders.
• Gebruik groepsbeheerders voor dagelijkse taken.
• Controleer regelmatig de rolverdeling.

Belangrijk om te weten

• Rollen bepalen toegang en veiligheid.
• Je kunt rollen op elk moment aanpassen.
• Een goede rolverdeling voorkomt fouten en datalekken.