Systeembeheerder, beheerder en standaard gebruiker

In 4planning werken verschillende rollen samen om de organisatie veilig en efficiënt te beheren. In dit artikel lees je wat de rollen systeembeheerder, beheerder en standaard gebruiker betekenen en wanneer je deze gebruikt.

Systeembeheerder

De systeembeheerder heeft de hoogste rechten binnen de organisatie. Deze rol is bedoeld voor eindverantwoordelijken of IT-beheer.

• Heeft volledige toegang tot alle onderdelen van 4planning.
• Kan als enige bij Instellingen en dus de organisatie-instellingen aanpassen.
• Kan rollen en rechten beheren (tabblad Rechten van een lid).
• Kan gebruikers, groepen en communicatie beheren.
• Kan beveiligings- en privacyinstellingen beheren.

Beperk het aantal systeembeheerders om de veiligheid te waarborgen.

Beheerder

De beheerder ondersteunt het dagelijkse beheer van de organisatie binnen 4planning.

• Kan gebruikers en groepen beheren.
• Kan communicatie, evenementen en documenten beheren.
• Kan groepsbeheerders aanwijzen (tabblad Groepen van een lid).
• Heeft geen toegang tot Instellingen en kan dus geen organisatie-instellingen wijzigen.
• Kan geen rollen uitdelen: het tabblad Rechten ziet alleen een systeembeheerder.

Deze rol is geschikt voor bestuursleden, teamleiders of projectverantwoordelijken.

Groepsbeheerder

Naast deze drie bestaat de groepsbeheerder: een gewoon lid met beheerrechten binnen één of meer groepen. Hij beheert de leden, communicatie, evenementen en documenten van díe groepen, ziet via Evenementen › Evenementen beheren zijn eigen concepten, en kan daar de aanwezigheid exporteren van zijn eigen evenementen — met alleen de leden van zijn groepen erin. Verenigingsbrede evenementen zonder gekoppelde groep vallen daarbuiten. De volledige lijst staat in Rollen en rechten toekennen aan leden/gebruikers.

Standaard gebruiker

De standaard gebruiker heeft toegang tot de onderdelen waarvoor hij of zij is uitgenodigd.

• Kan deelnemen aan groepen.
• Kan communicatie lezen en beantwoorden.
• Kan evenementen bekijken en zich aanmelden.
• Kan documenten bekijken waarvoor toegang is gegeven.

Deze rol is bedoeld voor de meeste leden binnen een organisatie.

Waarom rollen belangrijk zijn

Door rollen correct in te stellen, zorg je voor:

• Duidelijke verantwoordelijkheden.
• Betere beveiliging.
• Efficiënt beheer.
• Gerichte toegang tot informatie.

Tips voor effectief gebruik

• Beperk het aantal systeembeheerders.
• Gebruik beheerders voor dagelijkse taken.
• Controleer regelmatig de rolverdeling.

Belangrijk om te weten

• Rollen bepalen toegang en rechten.
• Je kunt rollen op elk moment aanpassen.
• Een goede rolverdeling verkleint risico’s en fouten.