Kleedkamers automatisch indelen

Met Kleedkamers indelen deelt 4planning de kleedkamers van je thuiswedstrijden vanzelf in. Elk uur kijkt het systeem naar de komende wedstrijden en geeft elk leeg kleedkamervak een kamer die op dat moment vrij is. Wat de automaat invult, zie je meteen terug op het Club TV-scherm, bij de wedstrijd en op de bezettingspagina. Er hoeft niemand op een knop te drukken.

Je hebt hiervoor de functie Wedstrijden nodig en minstens één kleedkamer in je lijst onder Kleedkamers & velden beheren.

Stap 1: Zet de automaat aan

1. Ga naar Instellingen › Functies en open de tegel Kleedkamers.
2. Zet de schakelaar Kleedkamers automatisch indelen aan.
3. Kies bij Dagen vooruit hoeveel dagen vooruit de automaat indeelt. Dat mag 1 tot 14 dagen zijn, standaard staat het op 7.
4. Klik op Opslaan.

Je komt op dezelfde pagina ook via de modal Kleedkamers & velden beheren.

Stap 2: Stel de wisseltijd in

Een team heeft de kamer niet alleen tijdens de wedstrijd: het kleedt zich eerst om en blijft er nog even na. Dat stel je in met twee velden:

• Wisseltijd vóór (minuten): hoe lang de kamer vóór de aftrap al voor dit team bezet is.
• Wisseltijd na (minuten): hoe lang de kamer na het einde van de wedstrijd bezet blijft.

Bij 30 en 30 heeft een team de kamer van 30 minuten voor de aftrap tot 30 minuten na het einde. Weinig kamers? Zet de tijden dan lager. De waarde mag tussen 0 en 120 minuten liggen.

De wisseltijd geldt alleen voor kleedkamers. Velden rekenen zonder marge. Hoe lang een wedstrijd duurt, stel je in bij Wedstrijden beheren › Scheidsrechters beheren; de automaat rekent met die duur.

Wat de automaat wel en niet doet

• De automaat vult alleen lege vakken. Een kamer die er al staat, laat hij met rust, of die nu met de hand is gezet of door de automaat zelf.
• Hij verandert daarna niets meer. Verschuift een wedstrijd of boek je een kamer met de hand, en raakt een kamer daardoor dubbel geboekt, dan blijft de kamer staan en lost je het zelf op.
• Sportlink gaat voor. Koppel je Sportlink en levert Sportlink later alsnog een kamer, dan overschrijft Sportlink een kamer van de automaat. Een kamer die iemand met de hand heeft gezet, blijft altijd staan. Heb je Sportlink gekoppeld, dan kijkt die twee weken vooruit; daarom is 14 dagen het maximum bij Dagen vooruit.
• Maak je een vak met de hand leeg, dan vult de automaat het bij de volgende run weer. Wil je een andere kamer, zet die dan zelf neer.
• Hij werkt alleen voor geplande thuiswedstrijden, niet voor trainingen en niet voor uitwedstrijden. Teams krijgen geen eigen bericht van de automaat; de gewone wedstrijdherinnering noemt de kamer wel.

Stap 3: Kies wie een melding krijgt

Bij Melding kies je onder Wie krijgt een melding? één of meer mensen. Zij krijgen alleen bericht als er iets is om op te letten:

• de automaat kan een wedstrijd geen kamer geven, omdat er geen kamer meer vrij is;
• een kamer van de automaat is later dubbel geboekt.

Je kunt alleen beheerders, systeembeheerders en scheidscoördinatoren kiezen, want het bericht linkt naar de bezetting en die kunnen alleen zij openen. Een kind-account kan nooit ontvanger zijn. Andere leden staan niet in de keuzelijst; kom je er toch een tegen bij het opslaan, dan zie je de waarschuwing dat de gekozen ontvanger niet is opgeslagen.

Een melding toont maximaal 10 regels. Zijn er meer wedstrijden, dan eindigt het bericht met … en N meer — bekijk de bezetting, waarbij N het aantal resterende regels is.

Gaat alles goed, dan hoor je niets. Kies je niemand, dan krijgen de scheidscoördinatoren het bericht, en zijn die er niet, de beheerders.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak deelt de automaat in? Elk uur. Een wedstrijd die vrijdagavond nog binnenkomt, krijgt dus voor zaterdagochtend nog een kamer.

Waarom heeft mijn wedstrijd geen kamer gekregen? Dan was er geen kamer vrij in de wisseltijd rond die wedstrijd. De gekozen ontvanger krijgt daar een melding van. Maak een kamer vrij of zet zelf een kamer neer.

Kan ik de kamer die de automaat koos wijzigen? Ja. Open de wedstrijd en kies een andere kamer; die blijft dan staan.

Heeft het zin om hem aan te zetten als ik Sportlink gebruik? Ja. De automaat vult alleen wat Sportlink leeg laat, en Sportlink wint zodra het zelf een kamer levert.

Zie ik terug wie welke kamer heeft? Ja, op de bezettingspagina. Een dubbele boeking staat daar rood.