Ouvrir et fermer la caisse

Vendre des billets en espèces à la porte se fait depuis une caisse : tu l'ouvres avec un fonds de caisse, tu enregistres l'argent qui en sort en cours de route, et tu la fermes avec le montant compté. À la fermeture, 4planning crée un état de caisse en PDF, la pièce justificative pour votre comptabilité.

Une caisse appartient à un appareil. Deux bénévoles sur le même lien de scanner ont chacun leur propre caisse.

Étape 1 : Ouvre la caisse

1. Ouvre le scanner et va dans l'onglet Vendre.
2. Compte le fonds de caisse dans le tiroir et saisis-le dans le champ prévu (€).
3. Touche Ouvrir la caisse.

Tu peux maintenant vendre ; voir Vendre en espèces à la porte.

Étape 2 : Sortir de l'argent en cours de route

Si tu retires de l'argent du tiroir, par exemple pour le coffre ou pour un achat, enregistre-le tout de suite :

1. Ouvre Argent sorti de la caisse.
2. Choisis Dépôt ou Dépense, saisis le montant et éventuellement une description.
3. Touche Enregistrer.

Le bloc Caisse affiche toujours le fonds de caisse, les ventes, les dépôts, les dépenses et le montant attendu en caisse.

Étape 3 : Ferme la caisse

1. Compte l'argent du tiroir.
2. Ouvre Fermer la caisse et indique le montant compté et qui l'a compté. Tu peux ajouter une deuxième personne qui compte et une note (facultatives).
3. Touche Fermer la caisse et confirme. Ensuite, tu ne peux plus annuler de ventes.

Tu vois Caisse fermée avec le montant attendu, le montant compté et l'écart, et si la caisse est juste ou s'il y a plus ou moins que prévu.

Passage de relais à l'équipe suivante ? Ferme la caisse et touche Ouvrir une nouvelle caisse. Le montant compté est alors déjà repris comme fonds de caisse.

L'état de caisse

À la fermeture, l'état de caisse est figé : qui, quand, le fonds de caisse, chaque vente (celles annulées marquées comme telles), chaque dépôt et dépense, le chiffre d'affaires par taux de TVA, l'attendu, le compté et l'écart. Il ne change plus ensuite.

Un administrateur système retrouve toutes les caisses dans Aperçu financier, bloc Espèces à la porte, et y télécharge le PDF avec État de caisse. Les espèces ne figurent pas dans les versements de cette page : elles ne sont jamais passées par 4planning.

Expliquer un écart

Attendu en caisse = fonds de caisse + ventes − dépôts − dépenses. Si le comptage ne correspond pas, vérifie :

• des ventes notées sur papier pendant une coupure et absentes de la caisse ;
• de l'argent sorti du tiroir sans dépôt ni dépense enregistrés ;
• une vente reprise à la porte mais pas avec Annuler ;
• un fonds de caisse compté différemment à l'ouverture.

Écris l'explication dans la note au moment de la fermeture, pour que le trésorier la voie sur l'état de caisse.

Et si la connexion tombe pendant une vente ?

Si aucune réponse n'arrive après Espèces reçues, la caisse ne sait pas si la vente est passée. Elle bloque alors le panier (plus et moins, le champ e-mail et vider) jusqu'à ce qu'elle se soit actualisée. S'il s'avère que la vente a été traitée, elle figure sous Dernières ventes, le panier est vidé et tu vois brièvement « Vendu ». Si elle n'a pas été traitée, tu peux réessayer. Ainsi un acheteur ne peut pas payer deux fois. Une erreur du réseau wifi, comme une page de connexion, ne déconnecte pas le bénévole.

Supprimer l'événement

Une caisse où il ne s'est rien passé (ouverte, mais sans vente, dépôt ni dépense) n'empêche pas de supprimer l'événement, à condition qu'elle soit encore ouverte ou ait été fermée sans écart de caisse (montant compté égal au fonds de caisse) ; elle est alors nettoyée avec son état de caisse. S'il y a eu une vente ou une écriture, même une vente annulée, ou si la caisse a été fermée avec un écart, tu ne peux plus supprimer l'événement : les états de caisse doivent être conservés sept ans. Archive-le plutôt.

Une caisse restée ouverte

Si le téléphone a disparu ou que le bénévole est déjà parti, un administrateur système ferme la caisse dans Aperçu financier › Espèces à la porte avec Fermer la caisse : mêmes champs, même état de caisse. S'il est indiqué que l'appareil n'est plus actif et que toi seul peux encore fermer cette caisse, ce n'est plus possible depuis le scanner.

Questions fréquentes

Puis-je rouvrir une caisse fermée ? Non. Ouvre une nouvelle caisse.

Y a-t-il des frais de service sur les ventes en espèces ? Non.

Faut-il un scanner par bénévole ? Non, un seul lien de scanner suffit : chaque appareil a sa propre caisse.

Puis-je supprimer un événement dont j'ai ouvert la caisse sans rien vendre ? Oui. Seule une caisse avec une vente ou une écriture l'empêche, ou une caisse fermée avec un écart.