Vendre en espèces à la porte

Avec la caisse du scanner de billets, un bénévole vend des billets en espèces à la porte. L'argent ne passe pas par 4planning : aucuns frais de service ne s'ajoutent et il ne fait jamais partie d'un versement. Un billet vendu ainsi est enregistré comme entré tout de suite ; l'acheteur n'a donc pas besoin d'être scanné en plus.

Étape 1 : Mets des types de billets en vente à la porte

1. Ouvre l'événement et choisis Modifier l'événement, section Billets.
2. Pour chaque type de billet, choisis sous Vente :
   • En ligne – uniquement via la page de billetterie.
   • À la porte – uniquement via la caisse, pas en ligne. Pratique pour un tarif sur place.
   • Les deux – en ligne et à la porte.
3. Enregistre.

Un type payant vendu uniquement à la porte peut être mis en vente sans que le paiement en ligne des billets soit configuré.

Étape 2 : Donne à un scanner le droit de vendre

Sur le scanner, active Peut vendre (caisse) et coche les types de billets sous En vente à la porte. Tu peux le faire pour un nouveau scanner ou en le modifiant ; voir Créer un scanner de billets. Si le même scanner peut aussi scanner, le bénévole voit les onglets Scanner et Vendre.

Étape 3 : Ouvre la caisse

Le bénévole ouvre le scanner, saisit son nom et, dans l'onglet Vendre, ouvre d'abord la caisse avec le fonds de caisse. Chaque appareil a sa propre caisse. Voir Ouvrir et fermer la caisse.

Étape 4 : Vends

1. Touche + ou − pour chaque type de billet. Tu vois le prix, « Gratuit », combien il en reste, ou « Complet ».
2. Si l'événement a des extras mentionnés sur le billet, ils figurent en dessous, sous Extras.
3. Si l'acheteur veut ses billets par e-mail, saisis son adresse e-mail (facultatif). L'e-mail suit après la vente.
4. Vérifie le Total, encaisse et touche Espèces reçues.

Tu vois brièvement « Vendu » avec le montant. Une vente contient au maximum 25 billets.

Annuler une vente

Sous Dernières ventes figurent les cinq dernières ventes de cet appareil. Jusqu'à 5 minutes après la vente, le bouton Annuler est disponible ; les billets deviennent alors non valables. Cela ne marche que sur l'appareil qui a vendu, et plus une fois la caisse fermée.

Ce qui change à la porte

• La période de vente, le maximum par personne et la visibilité d'un type de billet ne s'appliquent pas à la porte. Le nombre de billets disponibles, si : en ligne et porte partagent le même stock.
• Vendre ne marche qu'avec une connexion. Sans réseau, le bouton devient gris et t'invite à noter les ventes sur papier. Si le réseau tombe juste après avoir touché Espèces reçues, la caisse bloque le panier jusqu'à savoir si la vente est passée ; voir Ouvrir et fermer la caisse.
• Si l'événement est annulé ou pas encore publié, tu ne peux pas vendre. Fermer la caisse reste possible.

Après l'événement

La carte Vente de billets de l'événement affiche le chiffre d'affaires réparti entre en ligne et à la porte. L'export de la vente de billets a une colonne Mode de paiement.

Si tu annules l'événement, l'annulation indique à part les billets payés en espèces, par exemple « 12 billets, 72,00 € en espèces à rendre par le club ». Ces billets passent en remboursé ; l'argent, c'est le club qui le rend lui-même, car il n'est jamais passé par 4planning. L'état de caisse de cette soirée ne change pas.

Si des acheteurs ont payé en ligne, l'annulation indique aussi combien il faut rembourser. Si le montant des frais de service d'un ancien paiement n'est pas connu, elle indique « au moins » partout : dans le résumé (Montant total (minimum)), dans la liste (« N acheteurs recevront ensemble au moins X € », avec la précision que les frais de service de ces anciens paiements ne sont pas connus et pas comptés) et dans la confirmation juste avant d'annuler. Le montant réel peut donc être un peu plus élevé.

Une caisse où il ne s'est rien passé (ni vente, ni dépôt, ni dépense) n'empêche pas de supprimer l'événement, à condition qu'elle soit encore ouverte ou ait été fermée sans écart de caisse (montant compté égal au fonds de caisse) ; elle est nettoyée avec son état de caisse. S'il y a eu une vente ou une écriture, même une vente annulée, ou si la caisse a été fermée avec un écart, tu ne peux plus supprimer l'événement : les états de caisse doivent être conservés sept ans. Archive-le plutôt.

Questions fréquentes

Puis-je proposer le paiement par carte ou iDEAL à la porte ? Non, la caisse enregistre les ventes en espèces.

L'acheteur reçoit-il un billet avec code QR ? Seulement si tu saisis une adresse e-mail. Ce n'est pas nécessaire : le billet est déjà enregistré comme entré.

Deux bénévoles sur un même lien de scanner ? Aucun problème. Chaque appareil a sa propre caisse et ne peut annuler que ses propres ventes.