Créer et générer une série d'entraînements

Un planning de dizaines de rendez-vous distincts ne se saisit pas un par un. Dans 4planning, tu crées une seule série d'entraînements — un modèle avec des jours et horaires fixes — et cette série génère elle-même les séances individuelles dans le planning.

Étape 1 : créer une série

Va dans Entraînements et clique sur Gérer les séries. Choisis Nouvelle série et renseigne :

• Nom — par exemple « U15-1 » ou « Répétition du mardi soir ».
• Saison — une série se déroule dans une seule saison ; elle ne se poursuit pas automatiquement au-delà d'une limite de saison.
• Groupes — quel(s) groupe(s) s'entraînent selon ce schéma. Toute personne d'un groupe associé apparaît automatiquement comme participant attendu.
• Membres supplémentaires — des membres qui participent sans faire partie d'un groupe associé.

Étape 2 : définir les jours et les horaires

Ajoute une ligne par moment d'entraînement : jour de la semaine, heure de début, heure de fin et éventuellement un lieu propre. Une série avec le mardi et le jeudi soir correspond à deux lignes au sein de la même série.

Dans un club de sport, tu choisis aussi pour chaque ligne un Terrain et un Vestiaire. Ils proviennent de la même liste que pour les matchs ; tu la gères avec le bouton Gérer les vestiaires et terrains en haut de la page. Le terrain n'y figure pas ? Choisis alors Autre — à saisir soi-même. Garçons et filles séparés ? Saisis alors par exemple « V 1 + V 2 ».

Sous la ligne, tu vois immédiatement ce qui se passe :

• Aussi ici à ce moment — une autre série s'entraîne sur le même terrain ou dans le même vestiaire. C'est autorisé : un terrain est partagé pour les entraînements.
• Un match ou un blocage est prévu ici — à ces dates, le terrain est occupé par un match à domicile, de l'entretien ou une location. Le match est prioritaire.

Étape 3 : enregistrer — le planning est mis à jour immédiatement

Clique sur Enregistrer. Les séances apparaissent immédiatement dans le planning, d'aujourd'hui jusqu'à la fin de la saison. Il n'y a plus d'étape séparée pour les créer.

L'enregistrement tient automatiquement compte :

• des vacances — les dates comprises dans une période de vacances sont ignorées. Voir configurer les entraînements et les vacances ;
• des séances déjà modifiées — si tu as ajusté une séance à la main (un autre lieu pour cette fois-là, par exemple), cette modification est conservée ;
• des séances déjà passées ou commencées — elles ne sont plus jamais modifiées ;
• des matchs sur le terrain — si un match à domicile ou un blocage occupe le terrain à une date donnée, la séance est bien planifiée, mais sans terrain (ou sans vestiaire).

De nouvelles vacances ou un nouveau match ? Clique simplement à nouveau sur Enregistrer : le planning est mis à jour et les séances existantes et non modifiées en dehors de cette période restent en place.

Étape 4 : confirmer quand des séances existantes changent

Si tu déplaces plus tard l'horaire ou le jour de la série, quelque chose change pour des séances déjà présentes dans le planning : elles se décalent ou disparaissent. Dans ce cas, Enregistrer ouvre d'abord une fenêtre qui indique :

• quelles séances changent, par exemple « 24 août : 19:00 → 20:00 » ;
• combien d'absences signalées sont annulées — une absence se rapporte à une seule séance, donc si cette séance se décale, l'absence est annulée ;
• quelles nouvelles séances n'ont pas de terrain parce qu'un match y est prévu ;
• le commutateur Informer les membres, avec en dessous les destinataires.

Choisis Enregistrer et appliquer, ou Annuler pour ne rien changer. Si tu laisses Informer les membres activé, chaque personne du planning reçoit un message récapitulatif — une notification par personne, et non une par séance.

Attention à la différence :

• Créer de nouvelles séances n'envoie jamais de notification et ne demande rien non plus. Planifier toute une saison n'est pas un événement pour lequel le club doit recevoir une notification push.
• Les séances existantes qui se décalent ou disparaissent peuvent être annoncées — sinon l'ancien horaire reste dans l'agenda de tes membres.

Étape 5 : modifier une seule séance

Un autre terrain cette semaine, ou une demi-heure plus tard ? Ouvre la séance dans le planning et clique sur Modifier. Tu changes l'horaire, le lieu, le terrain et le vestiaire pour cette date uniquement, et tu choisis si les membres reçoivent un message. Tu ne peux pas choisir un terrain sur lequel un match est prévu à ce moment-là.

Une séance modifiée reste en place si tu génères à nouveau la série plus tard. Si tu veux que ce soit différent pour de bon à partir de maintenant, modifie la série elle-même.

Si un match est ajouté plus tard sur le terrain (par exemple via Sportlink), tu le vois comme un conflit en haut de la série et sur la séance elle-même. Le système ne déplace pas la séance : c'est toi qui choisis un autre terrain ou qui annules.

Questions fréquentes

J'ai enregistré une série mais je ne vois rien dans le planning. Vérifie que chaque ligne de jour comporte un jour, une heure de début et une heure de fin — une ligne à moitié remplie est ignorée — et que la saison n'est pas encore terminée. Si tout tombe pendant des vacances, rien n'est planifié non plus.

Puis-je faire courir une série sur deux saisons ? Non, une série appartient à une seule saison. Au changement de saison, tu crées une nouvelle série (ou tu copies la précédente comme point de départ).

Que se passe-t-il si une séance de cette série coïncide avec un match ? Si l'équipe elle-même joue ce jour-là, le générateur le signale, mais la séance reste — c'est toi qui décides. Si un match à domicile a lieu sur le même terrain, la séance n'a pas de terrain à cette date.

Deux équipes peuvent-elles s'entraîner en même temps sur un même terrain ? Oui. Tu vois alors un avertissement, et dans l'occupation elles apparaissent comme partagées, et non comme une double réservation.

Puis-je remplacer le mot « entraînement » par « répétition », par exemple ? Oui, c'est un paramètre valable pour tout l'environnement. Voir configurer les entraînements et les vacances.