Erinnerung zu einer Umfrage senden

Bleiben die Stimmen aus? Mit Erinnerung senden gibst du genau den Mitgliedern einen Anstoß, die noch nicht abgestimmt haben. 4planning wählt diese Gruppe automatisch aus, wer schon abgestimmt hat, bekommt also nichts.

Schritt 1: Umfrage öffnen

1. Klicke im Menü auf Kommunikation und danach auf Umfragen.
2. Klicke auf die Umfrage, für die du eine Erinnerung senden möchtest.

Schritt 2: Auf Erinnerung senden klicken

Die Schaltfläche steht oben rechts im Kopf der Seite, neben Bearbeiten.

Schritt 3: Empfänger auswählen

Oben im Fenster wählst du die Empfänger:

• Wer noch nicht abgestimmt hat – Mitglieder, die die Umfrage sehen, aber noch keine Stimme abgegeben haben. Das ist die Standardauswahl.
• Alle, die die Umfrage sehen – die gesamte Zielgruppe, auch wer schon abgestimmt hat.

Unter der Auswahl siehst du sofort, wer die Nachricht bekommt. Klicke auf die Reihe mit den Fotos, um die Namen auszuklappen.

Darunter steht, wie die Nachricht ankommt, zum Beispiel 60 per Push-Nachricht · 82 per E-Mail. Mitglieder mit der App und eingeschalteten Push-Benachrichtigungen bekommen eine Push-Benachrichtigung. Wer die App nicht hat oder keine Push-Benachrichtigungen empfangen kann, bekommt eine E-Mail. Mitglieder, die selbst auch E-Mail eingeschaltet haben, bekommen beides.

Schritt 4: Nachricht ansehen oder anpassen

Unter Pro Kanal ansehen & bearbeiten gibt es zwei Reiter, jeweils mit Betreff, Text und einer Vorschau darunter:

• Push-Benachrichtigung – die kurze Nachricht auf dem Handy.
• E-Mail – die Nachricht im Postfach.

Der Text passt zu der Zielgruppe aus Schritt 3: Wer noch nicht abgestimmt hat, wird um seine Stimme gebeten; bei „alle" steht, dass die Umfrage noch läuft. Wechselst du die Zielgruppe, wechselt der Text mit.

Was du hier änderst, gilt nur für diesen Versand. Möchtest du den Standardtext dauerhaft ändern, gehe zu Einstellungen › E-Mail › E-Mail-Vorlagen. Dort hat jede Zielgruppe eine eigene Vorlage, mit einem Text je Sprache deiner Organisation.

Das Wort {poll} wird beim Versand durch die Frage deiner Umfrage ersetzt. Lass es stehen, wenn du es verwenden willst; in der Vorschau darunter siehst du sofort, was dort steht.

Schritt 5: Senden

Klicke auf Erinnerung senden. In der Bestätigung siehst du, wie viele Mitglieder die Erinnerung bekommen haben, wie viele davon als Push-Benachrichtigung und wie viele per E-Mail. Ging ein Teil per E-Mail, weil diese Mitglieder keine Push-Benachrichtigungen empfangen können, steht das auch dabei. Und haben Mitglieder keine erreichbare E-Mail-Adresse, nennt die Bestätigung diese Anzahl separat.

Häufig gestellte Fragen

Ich sehe die Schaltfläche nicht. Woran liegt das? Zwei Möglichkeiten. Die Umfrage ist noch ein Entwurf oder geplant, oder sie ist archiviert — Mitglieder können sie dann nicht öffnen. Oder alle haben bereits abgestimmt, dann gibt es niemanden mehr zu erinnern.

Wer bekommt eine Push-Benachrichtigung und wer eine E-Mail? Hat ein Mitglied die App mit eingeschalteten Push-Benachrichtigungen, bekommt es eine Push-Benachrichtigung. Können wir ihm keine Push-Benachrichtigung senden, bekommt es die Erinnerung per E-Mail. Wer in seinen eigenen Benachrichtigungseinstellungen unter Umfrage-Erinnerung auch E-Mail eingeschaltet hat, bekommt beides. Und wer diese Benachrichtigung dort ganz ausgeschaltet hat — Push und E-Mail —, bekommt nichts.

Was bedeutet „keine erreichbare E-Mail-Adresse“? Diese Mitglieder hätten die Erinnerung per E-Mail bekommen sollen, aber bei ihnen ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, an die wir senden können. Prüfe ihre E-Mail-Adresse in der Mitgliederliste.

Bekommen Mitglieder, die schon abgestimmt haben, auch etwas? Nur wenn du in Schritt 3 Alle, die die Umfrage sehen wählst. Bei der Standardauswahl nicht.

Kann ich zweimal eine Erinnerung senden? Ja. Hast du innerhalb eines Tages bereits eine Erinnerung gesendet, siehst du eine Warnung mit dem Datum und wir fragen nach, ob du sicher bist.