Kasse öffnen und schließen

Wer an der Tür Tickets gegen Bargeld verkauft, tut das aus einer Kasse heraus: Du öffnest sie mit Wechselgeld, buchst zwischendurch Geld, das rausgeht, und schließt mit dem gezählten Betrag ab. Beim Schließen erstellt 4planning einen Kassenbericht als PDF, den Beleg für eure Buchhaltung.

Eine Kasse gehört zu einem Gerät. Zwei Helfer mit demselben Scanner-Link haben jeder ihre eigene Kasse.

Schritt 1: Kasse öffnen

1. Öffne den Scanner und geh in den Tab Verkaufen.
2. Zähl das Wechselgeld in der Kasse und trag es bei Wechselgeld in der Kasse (€) ein.
3. Tipp auf Kasse öffnen.

Jetzt kannst du verkaufen; siehe Bar an der Tür verkaufen.

Schritt 2: Zwischendurch Geld aus der Kasse

Nimmst du Geld aus der Kasse, etwa für den Tresor oder einen Einkauf, buch es sofort:

1. Öffne Geld aus der Kasse.
2. Wähl Abschöpfung oder Ausgabe, gib den Betrag (€) ein und bei Bedarf eine Beschreibung.
3. Tipp auf Speichern.

Im Block Kasse siehst du immer Wechselgeld, Verkäufe, Abgeschöpft, Ausgaben und Erwartet in der Kasse.

Schritt 3: Kasse schließen

1. Zähl das Geld in der Kasse.
2. Öffne Kasse schließen und füll Gezählter Betrag in der Kasse (€) und Gezählt von aus. Eine Zweite Person beim Zählen (optional) und eine Notiz (optional) kannst du dazuschreiben.
3. Tipp auf Kasse schließen und bestätige. Danach kannst du Verkäufe nicht mehr rückgängig machen.

Du siehst Kasse geschlossen mit erwartet, gezählt und der Differenz, dazu „Die Kasse stimmt.“, „In der Kasse ist mehr als erwartet.“ oder „In der Kasse ist weniger als erwartet.“

Übergabe an die nächste Schicht? Schließ die Kasse und tipp auf Neue Kasse öffnen. Der gezählte Betrag steht dann schon als Wechselgeld drin.

Der Kassenbericht

Beim Schließen wird der Kassenbericht festgehalten: wer, wann, das Wechselgeld, jeder Verkauf (rückgängig gemachte als solche markiert), jede Abschöpfung und Ausgabe, der Umsatz pro Mehrwertsteuersatz, erwartet, gezählt und die Differenz. Danach ändert er sich nicht mehr.

Ein Systemadmin findet alle Kassen in der Finanzübersicht im Block Bar an der Tür und lädt dort das PDF mit Kassenbericht herunter. Bargeld steht nicht in den Auszahlungen auf dieser Seite: Es ist nie über 4planning gelaufen.

Eine Differenz erklären

Erwartet in der Kasse = Wechselgeld + Verkäufe − Abschöpfungen − Ausgaben. Weicht die Zählung ab, schau nach:

• Verkäufen, die bei einer Störung auf Papier notiert wurden und nicht in der Kasse stehen;
• Geld, das ohne gebuchte Abschöpfung oder Ausgabe aus der Kasse ging;
• einem Verkauf, der an der Tür zurückgenommen wurde, aber nicht mit Rückgängig;
• Wechselgeld, das beim Öffnen anders gezählt wurde.

Schreib die Erklärung beim Schließen in die Notiz, dann sieht der Kassenwart sie im Kassenbericht.

Und wenn die Verbindung bei einem Verkauf wegfällt?

Kommt nach Bar erhalten keine Antwort, weiß die Kasse nicht, ob der Verkauf durchgegangen ist. Sie sperrt dann den Warenkorb (Plus und Minus, das E-Mail-Feld und Leeren), bis sich die Kasse aktualisiert hat. Stellt sich heraus, dass der Verkauf verarbeitet wurde, steht er unter Letzte Verkäufe, der Warenkorb wird geleert und du siehst kurz „Verkauft“. Wurde er nicht verarbeitet, kannst du es erneut versuchen. So kann eine Person nicht zweimal zahlen. Eine Fehlermeldung des WLANs, etwa eine Login-Seite, loggt den Helfer nicht aus.

Veranstaltung löschen

Eine Kasse, in der nichts passiert ist (geöffnet, aber kein Verkauf, keine Einlage oder Ausgabe), hindert dich nicht daran, die Veranstaltung zu löschen, sofern sie noch offen ist oder ohne Kassendifferenz geschlossen wurde (gezählter Betrag gleich dem Wechselgeld); sie wird dann samt Kassenbericht aufgeräumt. Gab es einen Verkauf oder eine Buchung, auch einen rückgängig gemachten Verkauf, oder wurde die Kasse mit einer Kassendifferenz geschlossen, kannst du die Veranstaltung nicht mehr löschen: Kassenberichte müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. Archiviere sie stattdessen.

Eine Kasse, die offen geblieben ist

Ist das Handy weg oder der Helfer schon zu Hause, schließt ein Systemadmin die Kasse in der Finanzübersicht › Bar an der Tür mit Kasse schließen: dieselben Felder, derselbe Kassenbericht. Steht dort „Gerät nicht mehr aktiv — nur du kannst diese Kasse noch schließen“, geht es vom Scanner aus nicht mehr.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine geschlossene Kasse wieder öffnen? Nein. Öffne eine neue Kasse.

Gibt es Servicegebühren auf Barverkäufe? Nein.

Brauche ich für jeden Helfer einen eigenen Scanner? Nein, ein Scanner-Link reicht: Jedes Gerät bekommt seine eigene Kasse.

Kann ich eine Veranstaltung löschen, bei der ich die Kasse geöffnet, aber nichts verkauft habe? Ja. Nur eine Kasse mit einem Verkauf oder einer Buchung verhindert das Löschen, oder eine geschlossene Kasse mit einer Kassendifferenz.