Toegangsrechten voor document instellen

In 4planning bepaal je zelf wie toegang heeft tot documenten. Dit doe je door de juiste toegangsrechten in te stellen. Zo zorg je ervoor dat alleen de juiste personen documenten kunnen bekijken, downloaden of beheren.

Waarom toegangsrechten belangrijk zijn

Niet alle informatie is bedoeld voor iedereen. Door toegangsrechten goed in te stellen, bescherm je gevoelige informatie en houd je overzicht binnen de organisatie.

• Meer controle over vertrouwelijke documenten.
• Betere privacy en veiligheid.
• Gerichte toegang per groep.

Toegang via mappen

In 4planning worden documenten gedeeld via de map waarin ze staan. De toegangsrechten van de map bepalen wie de documenten kan bekijken.

1. Ga in het linkermenu naar Documenten.
2. Klik op het menu van de map en kies Toegang.
3. Zet Map voor alle leden aan, of vink de groepen aan die toegang krijgen.
4. Klik op Opslaan.

Alle documenten in deze map volgen automatisch dezelfde toegangsrechten. Submappen ook, tenzij je bij een submap zelf een keuze maakt.

Wie mag toevoegen en wie mag verwijderen?

Naast "wie ziet deze map" bepaal je voor je hele omgeving wie er iets met documenten mág doen. Dat staat bij Instellingen › Toegang & privacy › Documenten en bestaat uit twee losse vragen:

• Wie mag bestanden en mappen toevoegen? — uploaden en nieuwe mappen aanmaken.
• Wie mag verwijderen en beheren? — verwijderen, hernoemen, verplaatsen en delen.

Bij allebei kies je uit Iedereen, Beheerders (de standaard) of Alleen systeembeheerders. Iedereen betekent: elk lid dat de map mag zien — dus niet elk lid van de omgeving, alleen wie er al bij mag.

Zo kun je bijvoorbeeld leden zelf laten uploaden terwijl opruimen bij het bestuur blijft. Verandert er niets aan deze instellingen, dan blijft alles zoals je gewend bent: beheerders doen het werk, leden kijken mee.

Een groepsmap heeft hier zijn eigen regeling: per groep stel je in of alle leden daar mogen toevoegen of beheren. Een groepsbeheerder houdt die rechten altijd in de map van zijn eigen groep.

Beheerders zien alle documenten

Met de derde instelling op datzelfde scherm bepaal je of gewone beheerders élke map zien, ook mappen van groepen waar ze zelf niet in zitten. Staat die op Nee, dan zien ze alleen hun eigen mappen. Systeembeheerders zien altijd alles.

Document verplaatsen naar een andere map

Wil je andere toegangsrechten? Dan kun je een document verplaatsen naar een map met andere instellingen.

• Kies een map met de juiste groepen.
• Verplaats het document.

De toegang wordt direct aangepast.

Openbare toegang via deelbare link

Je kunt ook een openbare link maken. Hiermee kan iedereen het document openen, ook zonder toegang tot jouw omgeving.

• Gebruik dit alleen wanneer dit nodig is.
• Let op bij vertrouwelijke informatie.

Tips voor effectief gebruik

• Maak duidelijke mappen per team of project.
• Beperk toegang tot gevoelige documenten.
• Controleer regelmatig de maprechten.

Belangrijk om te weten

• Toegang wordt bepaald op mapniveau.
• Wijzigingen zijn direct actief.
• Groepen bepalen wie documenten kan zien.