Leden uitnodigen met een aanmeldlink en QR-code

Met een aanmeldlink laat je mensen zichzelf aanmelden, zodat jij ze niet één voor één hoeft in te voeren. Het belangrijkste verschil met vroeger: staat iemand al in je ledenlijst, dan koppelen we hem aan zijn bestaande account — inclusief zijn team en zijn Sportlink-koppeling. Er komt dus geen tweede lid bij.

Stap 1: Open Aanmeldlinks & QR

1. Ga in het menu naar Leden.
2. Klik rechtsboven op Lid aanmaken en kies Aanmeldlinks & QR.

Je ziet nu de links die er al zijn. Is er nog geen enkele, dan staat het aanmaakformulier meteen open.

Stap 2: Kies voor wie de link is

Klik op Nieuwe aanmeldlink en kies bij Voor wie een team of de hele club.

Kies bij voorkeur één team. Meldt iemand zich aan, dan zoeken we hem binnen dat elftal in plaats van tussen al je leden — bij twintig namen is een vergissing veel onwaarschijnlijker dan bij vierhonderd. En de trainer kan de link in de teamgroep plakken, waar de ouders al zitten. Kies Hele club voor een poster of een QR-code aan het clubbord.

Stap 3: Bepaal de instellingen

• Geldig tot — leeg laten betekent zes weken. Een link die een jaar open staat, is een jaar lang een ingang.
• Max. aanmeldingen — hoeveel mensen de link mogen gebruiken.
• Ik keur elke aanmelding zelf goed — laat dit aan staan. Zie de laatste stap voor wat er gebeurt als je het uitzet.
• Telefoonnummer en geboortedatum vragen — dit zijn de gegevens waarop je straks beoordeelt of het de juiste persoon is.

Klik daarna op Aanmeldlink maken. Met de knop QR krijg je een code die je kunt printen of delen.

Stap 4: Aanmeldingen goedkeuren

Zodra iemand zich aanmeldt, verschijnt bovenaan de ledenlijst de knop Aanmeldingen & gezinnen. Per aanmelding zie je de naam, het team en de leeftijd, en of het telefoonnummer en de geboortedatum overeenkomen met wat jullie al hadden.

• Goedkeuren koppelt de persoon aan zijn bestaande account en stuurt hem pas dán een e-mail om in te loggen.
• Ken ik niet wijst de aanmelding af.

Twijfel je achteraf? Een goedkeuring draai je tot zeven dagen erna terug.

Stap 5: Ouders die hun kind aanmelden

Kinderen onder de 16 melden zich niet zelf aan. Een ouder vult zijn eigen gegevens in en typt de naam van zijn kind. Na jouw goedkeuring krijgt het kind een beheerd account: het heeft geen eigen inlog en alle berichten gaan naar de ouder. Staat het e-mailadres van de ouder nu nog bij het kind, dan komt het daarmee vrij.

Veelgestelde vragen

Kan ik de goedkeuring uitzetten? Ja, maar weet wat je opgeeft. Zonder goedkeuring zoeken we bewust niet of iemand al lid is — anders zou iemand met de naam van een ander diens account kunnen krijgen. Iedereen die de link gebruikt wordt dan een nieuw lid, ook wie er al in stond. Gebruik dit alleen voor mensen die zeker nog geen lid zijn.

Mijn oude registratielinks werken die nog? Ja. Links die je eerder hebt gemaakt blijven doen wat ze deden: alleen een e-mailadres vragen en meteen een account aanmaken. Je herkent ze in het overzicht aan het label oude vorm.

Iemand staat er nu dubbel in. Dat gebeurt bij een link zonder goedkeuring, of bij een lid dat eerder via een oude registratielink binnenkwam. Neem contact op met 4planning om die twee accounts samen te voegen.