Kas openen en sluiten

Wie aan de deur contant tickets verkoopt, doet dat vanuit een kas: je opent hem met wisselgeld, boekt tussendoor geld dat eruit gaat, en sluit af met het getelde bedrag. Bij het sluiten maakt 4planning een kasstaat-PDF, het brondocument voor je boekhouding.

Een kas hoort bij één toestel. Twee vrijwilligers op dezelfde scanlink hebben elk hun eigen kas.

Stap 1: Kas openen

1. Open de scanner en ga naar het tabblad Verkopen.
2. Tel het wisselgeld in de la en vul het in bij Wisselgeld in de kas (€).
3. Tik op Kas openen.

Je kunt nu verkopen; zie Contant verkopen aan de deur.

Stap 2: Tussendoor geld uit de kas

Haal je geld uit de la, bijvoorbeeld naar de kluis of voor een inkoop, boek het dan meteen:

1. Open Geld uit de kas.
2. Kies Afstorting of Uitgave, vul het Bedrag (€) in en eventueel een omschrijving.
3. Tik op Opslaan.

In het blok Kas zie je steeds Wisselgeld, Verkopen, Afgestort, Uitgaven en Verwacht in de kas.

Stap 3: Kas sluiten

1. Tel het geld in de la.
2. Open Kas sluiten en vul Geteld bedrag in de kas (€) en Geteld door in. Een Tweede teller (optioneel) en een Notitie (optioneel) kunnen erbij.
3. Tik op Kas sluiten en bevestig. Daarna kun je verkopen niet meer ongedaan maken.

Je ziet Kas gesloten met verwacht, geteld en het verschil, plus "De kas klopt.", "Er zit meer in de kas dan verwacht." of "Er zit minder in de kas dan verwacht."

Overdragen aan de volgende dienst? Sluit de kas en tik op Nieuwe kas openen. Het getelde bedrag staat dan al ingevuld als wisselgeld.

De kasstaat

Bij het sluiten wordt de kasstaat vastgelegd: wie, wanneer, het wisselgeld, elke verkoop (ongedaan gemaakte als zodanig gemarkeerd), elke afstorting en uitgave, de omzet per btw-tarief, verwacht, geteld en het verschil. Hij verandert daarna niet meer.

Een systeembeheerder vindt alle kassen op Financieel overzicht, in het blok Contant aan de deur, en downloadt daar de PDF met Kasstaat. Contant geld staat niet in de uitbetalingen op die pagina: het is nooit via 4planning gegaan.

Een verschil verklaren

Verwacht in de kas = wisselgeld + verkopen − afstortingen − uitgaven. Wijkt de telling af, kijk dan naar:

• verkopen die tijdens een storing op papier zijn genoteerd en niet in de kassa staan;
• geld dat uit de la ging zonder afstorting of uitgave te boeken;
• een verkoop die werd teruggedraaid aan de deur maar niet met Ongedaan maken;
• wisselgeld dat bij het openen anders geteld is.

Schrijf de verklaring in de notitie bij het sluiten, zodat de penningmeester hem op de kasstaat ziet.

Valt de verbinding weg bij een verkoop?

Komt er na Contant ontvangen geen antwoord, dan weet de kassa niet of de verkoop is doorgegaan. Hij vergrendelt dan het mandje (plus en min, het e-mailveld en wissen) tot de kassa zich heeft ververst. Blijkt de verkoop verwerkt, dan staat hij onder Laatste verkopen, wordt het mandje leeggemaakt en zie je kort "Verkocht". Is hij niet verwerkt, dan kun je opnieuw proberen. Zo kan één koper niet twee keer betalen. Een foutmelding van het wifi-netwerk, zoals een inlogpagina, logt de vrijwilliger niet uit.

Evenement verwijderen

Een kas waarin niets is gebeurd (geopend, maar geen verkoop, afstorting of uitgave) houdt het verwijderen van het evenement niet tegen, mits hij nog open is of is gesloten zonder kasverschil (geteld bedrag gelijk aan het wisselgeld); hij wordt dan samen met zijn kasstaat opgeruimd. Is er wel een verkoop of boeking geweest, ook een ongedaan gemaakte verkoop, of is de kas gesloten met een kasverschil, dan kun je het evenement niet meer verwijderen: de kasstaten moeten zeven jaar bewaard blijven. Archiveer het in plaats daarvan.

Een kas die open is blijven staan

Is de telefoon weg of de vrijwilliger al naar huis, dan sluit een systeembeheerder de kas op Financieel overzicht › Contant aan de deur met Kas sluiten: zelfde velden, zelfde kasstaat. Staat er "Toestel niet meer actief — alleen jij kunt deze kas nog sluiten", dan kan het niet meer vanaf de scanner.

Veelgestelde vragen

Kan ik een gesloten kas heropenen? Nee. Open een nieuwe kas.

Zijn er servicekosten over contante verkoop? Nee.

Moet ik voor elke vrijwilliger een eigen scanner maken? Nee, één scanlink is genoeg: elk toestel krijgt een eigen kas.

Kan ik een evenement verwijderen waarvan ik de kas heb geopend maar niets heb verkocht? Ja. Alleen een kas met een verkoop of boeking blokkeert het verwijderen, of een gesloten kas met een kasverschil.