Een trainingsreeks aanmaken en genereren

Een los rooster met tientallen losse afspraken tik je niet één voor één in. In 4planning maak je één trainingsreeks aan — een sjabloon met vaste weekdag(en) en tijd — en die reeks genereert zelf de losse trainingen in het rooster.

Stap 1: Maak een reeks aan

Ga naar Trainingen en klik op Reeksen beheren. Kies Nieuwe reeks en vul in:

• Naam — bijvoorbeeld "JO15-1" of "Dinsdagavondrepetitie".
• Seizoen — de reeks loopt binnen één seizoen; over een seizoensgrens heen loopt een reeks niet automatisch door.
• Groepen — welke groep(en) trainen volgens dit schema. Iedereen in een gekoppelde groep verschijnt automatisch als verwachte deelnemer.
• Extra leden — losse leden die meetrainen zonder in een gekoppelde groep te zitten.

Stap 2: Zet de weekdagen en tijden

Voeg per trainingsmoment een regel toe: weekdag, starttijd, eindtijd en eventueel een eigen locatie. Een reeks met bijvoorbeeld dinsdag- én donderdagavond zet je als twee regels binnen dezelfde reeks.

Bij een sportclub kies je per regel ook een Veld en een Kleedkamer. Die komen uit dezelfde lijst als bij wedstrijden; je beheert hem met de knop Kleedkamers & velden beheren bovenaan de pagina. Staat het veld er niet bij, kies dan Anders — zelf invullen. Jongens en meiden apart? Vul dan bijvoorbeeld "KL 1 + KL 2" in.

Onder de regel zie je meteen wat er speelt:

• Ook hier op dit moment — een andere reeks traint op hetzelfde veld of in dezelfde kleedkamer. Dat mag: een veld wordt bij trainingen gedeeld.
• Hier staat een wedstrijd of blokkering — op die data is het veld bezet door een thuiswedstrijd, onderhoud of verhuur. De wedstrijd gaat voor.

Stap 3: Sla op — het rooster wordt meteen bijgewerkt

Klik op Opslaan. De trainingen staan meteen in het rooster, vanaf vandaag tot het einde van het seizoen. Er is geen aparte stap meer om ze aan te maken.

Opslaan houdt automatisch rekening met:

• Vakanties — data binnen een vakantieperiode worden overgeslagen. Zie trainingen instellen en vakanties blokkeren.
• Al gewijzigde trainingen — heb je een losse training handmatig aangepast (bijvoorbeeld een andere locatie voor die ene keer), dan blijft die wijziging staan.
• Trainingen die al geweest of begonnen zijn — die worden nooit meer aangepast.
• Wedstrijden op het veld — staat er op een datum een thuiswedstrijd of blokkering op het veld, dan wordt de training wél ingepland, maar zonder veld (of zonder kleedkamer).

Nieuwe vakantie of wedstrijd erbij? Druk dan gewoon opnieuw op Opslaan: het rooster wordt bijgewerkt en bestaande, ongewijzigde trainingen buiten die periode blijven staan.

Stap 4: Bevestigen als bestaande trainingen veranderen

Verzet je later de tijd of de dag van de reeks, dan verandert er iets aan trainingen die al in het rooster stonden: die schuiven op, of ze vervallen. Dan verschijnt bij Opslaan eerst een venster met:

• welke trainingen veranderen, bijvoorbeeld "24 augustus: 19:00 → 20:00";
• hoeveel afmeldingen daarmee vervallen — een afmelding hoort bij één training, dus verschuift die, dan vervalt de afmelding;
• welke nieuwe trainingen geen veld krijgen omdat er een wedstrijd op staat;
• de schakelaar Leden informeren, met daaronder wie er bericht van krijgt.

Kies Opslaan en doorvoeren, of Annuleren om niets te veranderen. Laat je Leden informeren aanstaan, dan krijgt iedereen in het rooster één samenvattend bericht — één melding per persoon, niet één per training.

Let op het verschil:

• Nieuwe trainingen aanmaken stuurt nooit een melding en vraagt ook niets. Een heel seizoen inplannen is geen gebeurtenis waar de club een pushbericht over hoort te krijgen.
• Bestaande trainingen die verschuiven of vervallen kun je wél melden — anders staat de oude tijd nog in de agenda van je leden.

Stap 5: Eén training aanpassen

Deze week een ander veld, of een half uur later? Open de training in het rooster en klik op Aanpassen. Je wijzigt tijd, locatie, veld en kleedkamer voor alleen die datum, en kiest of de leden bericht krijgen. Een veld waar op dat moment een wedstrijd staat, kun je niet kiezen.

Een aangepaste training blijft staan als je de reeks later opnieuw genereert. Wil je het vanaf nu voor altijd anders, pas dan de reeks zelf aan.

Komt er later een wedstrijd op het veld (bijvoorbeeld via Sportlink), dan zie je dat als botsing bovenaan de reeks en op de training zelf. Het systeem verzet de training niet: jij kiest een ander veld of gelast af.

Veelgestelde vragen

Ik heb een reeks opgeslagen maar zie nog niets in het rooster. Controleer of elke dagregel een dag, een begin- en een eindtijd heeft — een half ingevulde regel wordt overgeslagen — en of het seizoen nog niet voorbij is. Valt alles in een vakantie, dan wordt er ook niets ingepland.

Kan ik een reeks over twee seizoenen laten doorlopen? Nee, een reeks hoort bij één seizoen. Bij een seizoenswissel maak je een nieuwe reeks aan (of kopieer je de vorige als startpunt).

Wat gebeurt er als een training in deze reeks tegelijk met een wedstrijd valt? Speelt het team zelf die dag, dan markeert de generator dat, maar de training blijft staan — jij beslist. Staat er een thuiswedstrijd op hetzelfde veld, dan krijgt de training op die datum geen veld.

Mogen twee teams tegelijk op één veld trainen? Ja. Je ziet dan een melding en in de bezetting staan ze als gedeeld, niet als dubbelboeking.

Kan ik het woord "training" veranderen in bijvoorbeeld "repetitie"? Ja, dat is een instelling voor de hele omgeving. Zie trainingen instellen en vakanties blokkeren.