Een toernooi organiseren

Een toernooi organiseren doe je bij Toernooien. Je maakt eerst het toernooi zelf aan, voegt daarna de deelnemende teams toe — eigen teams én gastclubs zonder account — en laat de app vervolgens een schema en, later, een knock-outbracket genereren.

Stap 1: een toernooi aanmaken

Klik op Nieuw toernooi. Je geeft het een naam, de toernooidagen (één dag of meerdere), een starttijd en kiest de opzet: poules, daarna knock-out, alleen poules of alleen knock-out. Bij poules geef je ook het aantal poules op.

Het toernooi opent op het tabblad Deelnemers. Onderaan bij Instellingen stel je de velden in (één naam per regel — de generator verdeelt de duels hierover), de slotduur en pauze tussen duels, de minimale rust per team, en hoe laat de wedstrijddag eindigt (de generator plant geen duels meer na dat tijdstip). Daar staan ook de puntentelling (winst/gelijk/verlies), hoeveel teams er per poule doorgaan naar de knock-out, en of er een troostfinale (strijd om de 3e plaats) gespeeld wordt.

Stap 2: teams toevoegen

Bij Deelnemers voeg je teams toe op twee manieren:

• Een eigen team — kies een bestaande groep uit je vereniging. Naam en logo komen automatisch mee.
• Een gastclub — typ een naam, upload eventueel een logo en vul een contactpersoon in. Een gastclub heeft geen lid-account in 4planning; die krijgt straks een eigen link.

Elk team krijgt automatisch een teamlink (zichtbaar bij het team) — dat is de link die je naar de contactpersoon van een gastclub stuurt, zodat die zelf een uitslag kan doorgeven zonder in te loggen (zie stap 5).

Stap 3: het schema laten genereren

Ga naar het tabblad Schema. Boven de generator staat Wensen voor het schema — typ daar desgewenst iets als "Zwaluwen wil per se op veld 3 spelen, JO11-1 en JO11-2 mogen niet tegen elkaar, niemand voor 10 uur" en klik op Wensen omzetten. Planny zet dat om in randvoorwaarden en laat zien wat hij herkend heeft; wat hij niet kon plaatsen staat er apart bij, zodat je weet wat je zelf nog moet checken.

Klik daarna op Genereer schema. De app verdeelt de teams over de poules, bouwt per poule een volledig schema (iedereen speelt tegen iedereen) en plant elk duel op een veld en tijdstip. Een "moet in dezelfde poule" of "nooit tegen elkaar"-wens wordt gehonoreerd waar dat kan; lukt dat een enkele keer niet (te weinig poules, tegenstrijdige wensen), dan zie je dat als waarschuwing bij het voorstel — nooit stilzwijgend losgelaten. Een wens over een vast veld of een tijdvenster is een zachte wens en mag sneuvelen als het schema er niet omheen kan; ook dat wordt gemeld.

Bevalt het voorstel niet? Pas je wensen aan en klik nogmaals op Genereer schema — dat kost geen nieuwe Planny-aanvraag zolang je de tekst niet wijzigt. Klik je op Activeer schema, dan staat het schema er echt en zien deelnemende eigen teams het terug (met een melding, als ze die aan hebben staan).

Stap 4: de knock-outfase

Zodra de poulewedstrijden een stand hebben, ga je naar het tabblad Bracket en klik je op Genereer bracket. De app kwalificeert het ingestelde aantal teams per poule en zet ze zo tegenover elkaar dat twee teams uit dezelfde poule elkaar in de eerste ronde niet meteen weer treffen. Klik op Activeer bracket om 'm definitief te maken.

Stap 5: uitslagen invoeren

Bij Uitslagen vul je de score van elk duel in. Won een team via de bracket door naar de volgende ronde, dan vult de app die kant vanzelf in zodra de uitslag bevestigd is — dat hoef je niet zelf te koppelen.

Een gastclub kan zelf een uitslag doorgeven via zijn teamlink, zonder in te loggen. Zo'n melding krijgt de status gemeld totdat jij hem bevestigt; je ziet 'm terug op hetzelfde tabblad. Zet je de melding Uitslag gemeld door een team aan bij Mijn account → Meldingen, dan krijg je daar een pushbericht van.

Stap 6: tijdlijn en hoogtepunten

Op het tabblad Tijdlijn staat automatisch de starttijd van het toernooi als eerste regel. Klik op Hoogtepunt toevoegen om er zelf momenten bij te zetten — een prijsuitreiking, een mooie actie, een foto — met een titel, tijdstip en optioneel een omschrijving of foto. Bewerken en verwijderen kan via dezelfde rij; de starttijd zelf is niet te wijzigen of te verwijderen, die volgt automatisch uit de toernooi-instellingen.

Stap 7: de publieke link delen

Bij Instellingen staat de publieke link — deel die met gastclubs, ouders en supporters. Zij zien zonder in te loggen het schema, de actuele stand, de bracket en de tijdlijn, en kunnen zelf niets wijzigen behalve met hun eigen teamlink (stap 5).

Wie mag dit?

Een toernooi beheren mag een omgevingsbeheerder of systeembeheerder. Deelnemende leden van eigen teams krijgen een melding zodra het schema klaarstaat of wijzigt (instelbaar bij Mijn account → Meldingen); gastclubs hebben geen account en communiceren via hun teamlink.

Veelgestelde vragen

• Kan ik teams later nog verplaatsen naar een andere poule? Ja, dat kan handmatig; de generator laat een poule die je zelf al hebt ingedeeld met rust en vult alleen de rest aan.
• Wat gebeurt er als ik het schema opnieuw genereer nadat er al uitslagen zijn ingevoerd? Alleen nog niet-gespeelde duels worden herschikt; een duel met een bevestigde uitslag blijft staan.
• Kost het aanpassen van mijn wensen elke keer Planny-tegoed? Nee. Alleen het omzetten van nieuwe tekst kost tegoed; opnieuw genereren met dezelfde (of geen) wensen is gratis.
• Verschijnt een toernooiwedstrijd ook op de gewone wedstrijdenpagina? Nee. Toernooiwedstrijden hebben hun eigen schema hier en staan los van het reguliere competitieprogramma.
• Kan een gastclub een uitslag zomaar overschrijven? Nee. Een gastclub kan alleen een uitslag melden via zijn eigen teamlink; die krijgt de status "gemeld" en jij bevestigt hem pas echt.
• Wijst de scheidsrechtersplanner ook scheidsrechters toe aan toernooiwedstrijden? Nee, dat gebeurt hier niet automatisch — toernooiwedstrijden regel je los van de reguliere scheidsrechtersindeling.