Abrir y cerrar la caja

Quien vende entradas en efectivo en la puerta lo hace desde una caja: la abres con cambio, registras el dinero que sale durante el evento y la cierras con el importe contado. Al cerrarla, 4planning genera un arqueo de caja en PDF, el documento justificativo para vuestra contabilidad.

Una caja pertenece a un dispositivo. Dos voluntarios con el mismo enlace de escáner tienen cada uno su propia caja.

Paso 1: Abre la caja

1. Abre el escáner y ve a la pestaña Vender.
2. Cuenta el cambio del cajón e indícalo en el campo del cambio en la caja (€).
3. Toca Abrir caja.

Ya puedes vender; consulta Vender en efectivo en la puerta.

Paso 2: Sacar dinero de la caja durante el evento

Si sacas dinero del cajón, por ejemplo para la caja fuerte o para una compra, regístralo enseguida:

1. Abre Dinero que sale de la caja.
2. Elige Retirada o Gasto, introduce el importe y, si quieres, una descripción.
3. Toca Guardar.

En el bloque Caja ves siempre el cambio, las ventas, lo retirado, los gastos y lo esperado en la caja.

Paso 3: Cierra la caja

1. Cuenta el dinero del cajón.
2. Abre Cerrar caja e indica el importe contado y quién lo ha contado. Puedes añadir una segunda persona que cuenta y una nota (ambas opcionales).
3. Toca Cerrar caja y confirma. Después ya no podrás deshacer ventas.

Verás Caja cerrada con lo esperado, lo contado y la diferencia, además de si la caja cuadra o si hay más o menos dinero del esperado.

¿Relevo para el siguiente turno? Cierra la caja y toca Abrir una caja nueva. El importe contado ya aparece como cambio.

El arqueo de caja

Al cerrar se registra el arqueo: quién, cuándo, el cambio, cada venta (las deshechas marcadas como tales), cada retirada y gasto, los ingresos por tipo de IVA, lo esperado, lo contado y la diferencia. Después ya no cambia.

Un administrador del sistema encuentra todas las cajas en Resumen financiero, en el bloque Efectivo en la puerta, y allí descarga el PDF con Arqueo de caja. El efectivo no aparece en las liquidaciones de esa página: nunca pasó por 4planning.

Explicar una diferencia

Esperado en la caja = cambio + ventas − retiradas − gastos. Si el recuento no cuadra, revisa:

• ventas anotadas en papel durante una caída de conexión que no están en la caja;
• dinero que salió del cajón sin registrar una retirada o un gasto;
• una venta revertida en la puerta pero no con Deshacer;
• un cambio que se contó de otra forma al abrir la caja.

Escribe la explicación en la nota al cerrar, para que el tesorero la vea en el arqueo.

¿Y si se pierde la conexión durante una venta?

Si tras Efectivo recibido no llega respuesta, la caja no sabe si la venta se hizo. Entonces bloquea la cesta (más y menos, el campo de correo y vaciar) hasta que la caja se haya actualizado. Si resulta que la venta se procesó, aparece en Últimas ventas, la cesta se vacía y ves un momento «Vendido». Si no se procesó, puedes volver a intentarlo. Así un comprador no puede pagar dos veces. Un error de la red wifi, como una página de inicio de sesión, no desconecta al voluntario.

Eliminar el evento

Una caja en la que no ha pasado nada (abierta, pero sin ventas, ingresos ni gastos) no impide eliminar el evento, siempre que siga abierta o se cerrara sin diferencia de caja (importe contado igual al fondo de caja); entonces se limpia junto con su arqueo. Si hubo una venta o un apunte, también una venta deshecha, o la caja se cerró con una diferencia de caja, ya no puedes eliminar el evento: los arqueos de caja deben conservarse siete años. Archívalo en su lugar.

Una caja que se quedó abierta

Si el móvil no está o el voluntario ya se ha ido a casa, un administrador del sistema cierra la caja en Resumen financiero › Efectivo en la puerta con Cerrar caja: mismos campos, mismo arqueo. Si aparece que el dispositivo ya no está activo y que solo tú puedes cerrar esta caja, ya no se puede hacer desde el escáner.

Preguntas frecuentes

¿Puedo volver a abrir una caja cerrada? No. Abre una caja nueva.

¿Hay gastos de gestión en las ventas en efectivo? No.

¿Necesito un escáner distinto para cada voluntario? No, basta con un enlace de escáner: cada dispositivo tiene su propia caja.

¿Puedo eliminar un evento cuya caja abrí pero en el que no vendí nada? Sí. Solo lo impide una caja con una venta o un apunte, o una caja cerrada con diferencia de caja.