Vender en efectivo en la puerta

Con la caja del escáner de entradas, un voluntario vende entradas en efectivo en la puerta. El dinero no pasa por 4planning: no se añaden gastos de gestión y nunca forma parte de una liquidación. Una entrada vendida así queda registrada como entrada al momento, así que no hace falta escanearla además.

Paso 1: Pon tipos de entrada a la venta en la puerta

1. Abre el evento y elige Editar evento, apartado Entradas.
2. Para cada tipo de entrada, elige en Venta:
   • Online – solo a través de la página de entradas.
   • En la puerta – solo a través de la caja, no online. Útil para un precio de taquilla.
   • Ambos – online y en la puerta.
3. Guarda.

Un tipo de pago que solo se vende en la puerta se puede poner a la venta sin tener configurado el pago online de entradas.

Paso 2: Da permiso de venta a un escáner

En el escáner, activa Puede vender (caja) y marca los tipos de entrada en A la venta en la puerta. Puedes hacerlo al crear un escáner nuevo o al editarlo; consulta Crear un escáner de entradas. Si el mismo escáner también puede escanear, el voluntario ve las pestañas Escanear y Vender.

Paso 3: Abre la caja

El voluntario abre el escáner, escribe su nombre y, en la pestaña Vender, abre primero la caja con el cambio. Cada dispositivo tiene su propia caja. Consulta Abrir y cerrar la caja.

Paso 4: Vende

1. Toca + o − para cada tipo de entrada. Verás el precio, «Gratis», cuántas quedan o «Agotado».
2. Si el evento tiene extras que se indican en la entrada, aparecen debajo, en Extras.
3. Si el comprador quiere las entradas por correo, rellena el correo electrónico (opcional). El correo llega después de la venta.
4. Comprueba el Total, cobra y toca Efectivo recibido.

Verás un momento «Vendido» con el importe. En una venta caben como máximo 25 entradas.

Deshacer una venta

En Últimas ventas aparecen las cinco últimas ventas de este dispositivo. Hasta 5 minutos después de la venta tienes el botón Deshacer; las entradas dejan de ser válidas. Solo se puede en el dispositivo que vendió, y ya no una vez cerrada la caja.

Qué cambia en la puerta

• El periodo de venta, el máximo por persona y la visibilidad de un tipo de entrada no se aplican en la puerta. El número de entradas disponibles sí: online y puerta comparten el mismo aforo.
• Solo se puede vender con conexión. Sin cobertura, el botón se pone gris con el aviso de que no hay conexión y que anotes las ventas en papel. Si se pierde la cobertura justo después de tocar Efectivo recibido, la caja bloquea la cesta hasta saber si la venta se hizo; consulta Abrir y cerrar la caja.
• Si el evento está cancelado o aún no publicado, no puedes vender. Cerrar la caja sí.

Después del evento

En la tarjeta Venta de entradas del evento, los ingresos aparecen separados en online y en la puerta. La exportación de la venta de entradas tiene una columna Forma de pago.

Si cancelas el evento, la cancelación muestra aparte las entradas pagadas en efectivo, por ejemplo «12 entradas, 72,00 € en efectivo que devuelve el club». Esas entradas pasan a reembolsadas; el dinero lo devolvéis vosotros como club, porque nunca pasó por 4planning. El arqueo de caja de esa noche no cambia.

Si los compradores pagaron online, la cancelación también muestra cuánto hay que devolver. Si de un pago antiguo no se conoce el importe de los gastos de gestión, pone «al menos» en todas partes: en el resumen (Importe total (mínimo)), en la lista («N compradores recibirán en total al menos X €», con el aviso de que los gastos de gestión de esos pagos antiguos no se conocen y no se han sumado) y en la confirmación justo antes de cancelar. El importe real puede ser algo mayor.

Una caja en la que no ha pasado nada (ninguna venta, ingreso ni gasto) no impide eliminar el evento, siempre que siga abierta o se cerrara sin diferencia de caja (importe contado igual al fondo de caja); se limpia junto con su arqueo. Si hubo una venta o un apunte, también una venta deshecha, o la caja se cerró con una diferencia de caja, ya no puedes eliminar el evento: los arqueos de caja deben conservarse siete años. Archívalo en su lugar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ofrecer pago con tarjeta o iDEAL en la puerta? No, la caja registra ventas en efectivo.

¿El comprador recibe una entrada con código QR? Solo si introduces un correo electrónico. No es necesario: la entrada ya está registrada.

¿Dos voluntarios con un mismo enlace de escáner? Sin problema. Cada dispositivo tiene su propia caja y solo puede deshacer sus propias ventas.