Welkomstmail uitleg en aanpassen

De welkomstmail is vaak het eerste contactmoment met nieuwe gebruikers. In 4planning kun je deze e-mail aanpassen zodat deze past bij jouw organisatie en duidelijk uitlegt wat gebruikers kunnen verwachten.

Waar vind je de welkomstmail?

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen.
2. Klik op Onboarding.

Hier kun je de welkomstmail en onboardingteksten beheren.

Welkomstmail aanpassen

Je kunt de inhoud van de uitnodigings- en welkomstmail aanpassen zodat deze aansluit bij jouw organisatie.

• Schrijf een persoonlijke introductie.
• Leg uit waarom gebruikers worden uitgenodigd.
• Vertel wat zij met 4planning kunnen doen.
• Geef duidelijke instructies voor de eerste stappen.

Deze tekst wordt in HTML gemaild, dit betekent dat normale ‘enters’ niet werken, gebruik <br>.

Meerdere talen instellen

Wanneer jouw organisatie meerdere talen gebruikt, kun je de tekst per taal aanpassen.

• Gebruikers ontvangen automatisch de juiste taal.
• Dit is gebaseerd op de ingestelde taal van de gebruiker.

Wat kun je niet aanpassen?

Een aantal onderdelen van de e-mail zijn standaard en niet aanpasbaar. Deze zorgen voor veiligheid en correcte werking van het systeem.

• De activatielink.
• Beveiligingsinformatie.
• Technische onderdelen van de e-mail.

Waarom de welkomstmail belangrijk is

• Het bepaalt de eerste indruk van gebruikers.
• Een duidelijke uitleg verhoogt activatie.
• Gebruikers begrijpen sneller de voordelen.

Tips voor effectief gebruik

• Gebruik een vriendelijke en duidelijke toon.
• Houd de boodschap kort en overzichtelijk.
• Stimuleer gebruikers om direct in te loggen.

Belangrijk om te weten

• Je kunt de welkomstmail op elk moment aanpassen.
• Wijzigingen gelden alleen voor nieuwe uitnodigingen.
• Test de mail voordat je gebruikers uitnodigt.