Eine Besprechung aufnehmen und zusammenfassen lassen

Mit dieser Funktion nimmst du eine Besprechung, einen Besuch oder ein Gespräch auf; die App erstellt daraus automatisch ein Transkript und eine strukturierte Zusammenfassung. Je nach Umgebungstyp heißt diese Funktion Protokolle, Sprachnotizen oder Notizen.

Eine Aufnahme starten

1. Klicke auf Neue Aufnahme.
2. Gib optional einen Titel ein und wähle, falls mehrere vorhanden sind, eine Vorlage.
3. Fülle optional „Agenda oder Notizen vorab" aus — das hilft, die Zusammenfassung zu steuern.
4. Bestätige beim ersten Mal, dass du die Erlaubnis zum Aufnehmen hast.
5. Klicke auf Aufnahme starten.

Nutzt du die App, kannst du während der Aufnahme einfach in anderen Bildschirmen weiterarbeiten. Nutzt du die Website im Browser, bleibt der Aufnahmebildschirm aktiv, solange du aufnimmst — die Seite verlassen stoppt die Aufnahme.

Du kannst keine vorhandene Audiodatei hochladen; Aufnehmen ist nur live über das Mikrofon möglich.

Was danach passiert

Nach dem Stoppen wird die Aufnahme automatisch verarbeitet: zuerst ein Transkript (Sprache zu Text), danach eine Zusammenfassung. Sobald das fertig ist, erhältst du eine Benachrichtigung. Das kann je nach Länge der Aufnahme einige Minuten dauern.

Die Zusammenfassung besteht aus Abschnitten wie Zusammenfassung, Beschlüsse, Aktionspunkte, Agenda und mehr — welche Abschnitte genau erscheinen, hängt von der gewählten Vorlage ab.

Eine Aufnahme ansehen und bearbeiten

Öffne eine Aufnahme, um zwischen dem Tab Notiz (die Zusammenfassung) und Transkript zu wechseln. Zeitmarken in der Zusammenfassung sind anklickbar und springen zu diesem Moment im Transkript.

Oben rechts unter Aktionen findest du die Optionen für die ganze Aufnahme; daneben steht Zurück.

• Titel bearbeiten — gib der Aufnahme einen anderen Namen.
• Bearbeiten — passe Text, Aktionspunkte oder Checklistenpunkte manuell an.
• Neu generieren — lass die Zusammenfassung erneut erstellen, optional mit einer anderen Vorlage. Das Transkript bleibt unverändert.
• Exportieren — als PDF oder Markdown.
• Teilen — über das Freigabemenü deines Geräts, oder als kopierbaren Text.

Vorlagen und Einstellungen (Administratoren)

Unter Einstellungen richtest du Vorlagen ein: welche Abschnitte die Zusammenfassung enthält, den Ton (automatisch/formell/informell), wie viele Tage Audio aufbewahrt wird (danach wird nur die Audiodatei gelöscht, Transkript und Zusammenfassung bleiben erhalten) und optional eine eigene Anweisung für die KI. Es gibt immer genau eine Standardvorlage.

Das Budget und die Nutzungslimits für diese Funktion legt 4planning selbst fest — als Administrator siehst du deine Nutzung, kannst die Limits aber nicht selbst anpassen. Brauchst du mehr, nutze „Erweiterung anfragen".

Häufig gestellte Fragen

• Kann ich eine vorhandene Audiodatei hochladen? Nein, nur live über das Mikrofon aufnehmen.
• Was passiert mit der Audiodatei nach einiger Zeit? Die Audiodatei wird nach der eingestellten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht; Transkript und Zusammenfassung bleiben erhalten.
• Kann ich das monatliche Aufnahmelimit selbst anpassen? Nein, das verwaltet 4planning; nutze die Schaltfläche, um eine Erweiterung anzufragen.
• Zählt „Neu generieren" auch zur Nutzung? Ja, auch eine neue Zusammenfassung eines bestehenden Transkripts zählt zur Nutzung.
• Können Kollegen die Aufnahmen der anderen sehen? Administratoren, Systemadministratoren und Mitarbeiter können auch Aufnahmen anderer ansehen und exportieren.