Een vergadering opnemen en laten samenvatten

Met deze functie neem je een vergadering, bezoek of gesprek op; de app maakt er automatisch een transcript en een gestructureerde samenvatting van. Afhankelijk van het type omgeving heet deze functie Notulen (vereniging), Bezoeknotities (bedrijf) of Notities.

Een opname starten

1. Klik op Nieuwe opname.
2. Vul optioneel een titel in en kies, als er meerdere zijn, een sjabloon.
3. Vul eventueel "Agenda of aantekeningen vooraf" in — dit helpt de samenvatting te sturen.
4. Bevestig bij je eerste keer dat je toestemming hebt om op te nemen.
5. Klik op Opname starten.

Gebruik je de app, dan kun je tijdens het opnemen gewoon doorwerken in andere schermen. Gebruik je de website in de browser, dan blijft het opnamescherm actief zolang je opneemt — weg navigeren stopt de opname.

Je kunt geen bestaand audiobestand uploaden; opnemen kan alleen live via de microfoon.

Wat er daarna gebeurt

Na het stoppen wordt de opname automatisch verwerkt: eerst een transcript (spraak-naar-tekst), daarna een samenvatting. Zodra dit klaar is, krijg je een melding. Dit kan enkele minuten duren, afhankelijk van de lengte van de opname.

De samenvatting bestaat uit onderdelen zoals Samenvatting, Besluiten, Actiepunten, Agenda en meer — welke onderdelen precies verschijnen, hangt af van het gekozen sjabloon.

Een opname bekijken en bewerken

Open een opname om te wisselen tussen het tabblad Notitie (de samenvatting) en Transcript (de volledige tekst). Tijdstip-markeringen in de samenvatting zijn klikbaar en springen naar dat moment in het transcript.

• Bewerken — pas tekst, actiepunten of checklist-items handmatig aan.
• Opnieuw genereren — laat de samenvatting opnieuw maken, eventueel met een ander sjabloon. Het transcript blijft ongewijzigd.
• Exporteren — als PDF of Markdown.
• Delen — via het deelvenster van je toestel, of als kopieerbare tekst.

Sjablonen en instellingen (beheerders)

Bij Instellingen stel je sjablonen in: welke onderdelen de samenvatting bevat, de toon (automatisch/formeel/informeel), hoeveel dagen audio bewaard blijft (daarna wordt alleen het geluidsbestand verwijderd, transcript en samenvatting blijven staan) en eventueel een eigen instructie voor de AI. Er is altijd precies één standaardsjabloon.

Het budget en de gebruikslimieten voor deze functie stelt 4planning zelf in — als beheerder zie je je verbruik, maar kun je de limieten niet zelf aanpassen. Kom je er niet uit, gebruik dan "Uitbreiding aanvragen".

Veelgestelde vragen

• Kan ik een bestaand geluidsbestand uploaden? Nee, alleen live opnemen via de microfoon.
• Wat gebeurt er met de audio na verloop van tijd? Het geluidsbestand wordt automatisch verwijderd na de ingestelde bewaartermijn; het transcript en de samenvatting blijven staan.
• Kan ik zelf de limiet voor het aantal opnames per maand aanpassen? Nee, dat beheert 4planning; gebruik de knop om een uitbreiding aan te vragen.
• Telt "Opnieuw genereren" ook mee in het gebruik? Ja, ook een nieuwe samenvatting van een bestaand transcript telt mee.
• Kunnen collega's elkaars opnames zien? Beheerders, systeembeheerders en medewerkers kunnen ook opnames van anderen bekijken en exporteren.