Grabar una reunión y hacer que se resuma

Con esta función grabas una reunión, visita o conversación; la aplicación crea automáticamente una transcripción y un resumen estructurado. Según el tipo de entorno, esta función se llama Actas (asociación), Notas de visita (empresa) o Notas.

Iniciar una grabación

1. Haz clic en Nueva grabación.
2. Rellena, si quieres, un título y elige, si hay varias, una plantilla.
3. Rellena, si quieres, "Agenda o notas previas" — esto ayuda a orientar el resumen.
4. La primera vez, confirma que tienes permiso para grabar.
5. Haz clic en Iniciar grabación.

Si usas la aplicación, puedes seguir trabajando con normalidad en otras pantallas mientras grabas. Si usas el sitio web en el navegador, la pantalla de grabación permanece activa mientras grabas — si sales de ella, la grabación se detiene.

No puedes subir un archivo de audio existente; grabar solo es posible en directo a través del micrófono.

Lo que ocurre después

Tras detenerla, la grabación se procesa automáticamente: primero una transcripción (voz a texto), después un resumen. En cuanto está lista, recibes una notificación. Esto puede tardar unos minutos, dependiendo de la duración de la grabación.

El resumen consta de apartados como Resumen, Decisiones, Puntos de acción, Orden del día y más — qué apartados aparecen exactamente depende de la plantilla elegida.

Ver y editar una grabación

Abre una grabación para alternar entre la pestaña Nota (el resumen) y Transcripción (el texto completo). Las marcas de tiempo del resumen son clicables y saltan a ese momento en la transcripción.

• Editar — ajusta manualmente el texto, los puntos de acción o los elementos de la lista de verificación.
• Volver a generar — deja que se vuelva a crear el resumen, opcionalmente con otra plantilla. La transcripción no cambia.
• Exportar — como PDF o Markdown.
• Compartir — a través del panel de compartir de tu dispositivo, o como texto copiable.

Plantillas y configuración (administradores)

En Configuración defines las plantillas: qué apartados incluye el resumen, el tono (automático/formal/informal), cuántos días se conserva el audio (después solo se elimina el archivo de sonido; la transcripción y el resumen se mantienen) y, si quieres, una instrucción propia para la IA. Siempre hay exactamente una plantilla predeterminada.

El presupuesto y los límites de uso de esta función los establece 4planning; como administrador ves tu consumo, pero no puedes ajustar los límites tú mismo. Si no te alcanza, usa "Solicitar ampliación".

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo subir un archivo de audio existente? No, solo se puede grabar en directo a través del micrófono.
• ¿Qué ocurre con el audio con el paso del tiempo? El archivo de sonido se elimina automáticamente tras el plazo de conservación configurado; la transcripción y el resumen se mantienen.
• ¿Puedo ajustar yo mismo el límite de número de grabaciones al mes? No, eso lo gestiona 4planning; usa el botón para solicitar una ampliación.
• ¿"Volver a generar" también cuenta para el uso? Sí, un nuevo resumen de una transcripción existente también cuenta.
• ¿Pueden los compañeros ver las grabaciones de los demás? Los administradores, administradores del sistema y empleados también pueden ver y exportar las grabaciones de otros.