Crear y generar una serie de entrenamientos

Un horario con decenas de citas sueltas no se introduce una por una. En 4planning creas una única serie de entrenamientos — una plantilla con días de la semana y horas fijos — y esa serie genera por sí misma las sesiones individuales en el horario.

Paso 1: crear una serie

Ve a Entrenamientos y haz clic en Gestionar series. Elige Nueva serie y rellena:

• Nombre — por ejemplo «Sub-15 A» o «Ensayo del martes por la noche».
• Temporada — una serie transcurre dentro de una sola temporada; no continúa automáticamente más allá del límite de temporada.
• Grupos — qué grupo(s) entrenan según este esquema. Todos los miembros de un grupo vinculado aparecen automáticamente como participantes esperados.
• Miembros adicionales — miembros sueltos que entrenan sin pertenecer a un grupo vinculado.

Paso 2: definir los días y las horas

Añade una fila por momento de entrenamiento: día de la semana, hora de inicio, hora de fin y, opcionalmente, un lugar propio. Una serie con martes y jueves por la noche son dos filas dentro de la misma serie.

En un club deportivo eliges también un Campo y un Vestuario por fila. Vienen de la misma lista que en los partidos; la gestionas con el botón Gestionar vestuarios y campos en la parte superior de la página. ¿No está el campo en la lista? Elige entonces Otro — escribirlo yo. ¿Chicos y chicas por separado? Escribe entonces, por ejemplo, «V 1 + V 2».

Debajo de la fila ves enseguida qué ocurre:

• También aquí a esta hora — otra serie entrena en el mismo campo o en el mismo vestuario. Está permitido: en los entrenamientos un campo se comparte.
• Aquí hay un partido o un bloqueo — en esas fechas el campo está ocupado por un partido en casa, mantenimiento o un alquiler. El partido tiene prioridad.

Paso 3: guardar — el horario se actualiza al momento

Haz clic en Guardar. Las sesiones aparecen al momento en el horario, desde hoy hasta el final de la temporada. Ya no hay un paso aparte para crearlas.

Al guardar se tiene en cuenta automáticamente:

• Las vacaciones — las fechas dentro de un periodo de vacaciones se omiten. Consulta configurar los entrenamientos y las vacaciones.
• Las sesiones ya modificadas — si has ajustado una sesión a mano (por ejemplo, otro lugar para esa vez), ese cambio se mantiene.
• Las sesiones ya celebradas o ya empezadas — nunca se vuelven a modificar.
• Los partidos en el campo — si en una fecha hay un partido en casa o un bloqueo en el campo, la sesión sí se planifica, pero sin campo (o sin vestuario).

¿Hay unas vacaciones o un partido nuevos? Pulsa simplemente otra vez Guardar: el horario se actualiza y las sesiones existentes y sin modificar fuera de ese periodo se mantienen.

Paso 4: confirmar cuando cambian sesiones existentes

Si más adelante cambias la hora o el día de la serie, algo cambia en sesiones que ya estaban en el horario: se desplazan o desaparecen. En ese caso, al pulsar Guardar aparece primero una ventana con:

• qué sesiones cambian, por ejemplo «24 de agosto: 19:00 → 20:00»;
• cuántas bajas quedan anuladas por ello — una baja pertenece a una sesión, así que si esa sesión se desplaza, la baja se anula;
• qué sesiones nuevas no reciben campo porque hay un partido en él;
• el interruptor Informar a los miembros, con debajo quién recibirá el aviso.

Elige Guardar y aplicar, o Cancelar para no cambiar nada. Si dejas activado Informar a los miembros, todos los del horario reciben un único mensaje resumen — una notificación por persona, no una por sesión.

Fíjate en la diferencia:

• Crear sesiones nuevas nunca envía una notificación y tampoco pregunta nada. Planificar toda una temporada no es un acontecimiento por el que el club deba recibir un mensaje push.
• Las sesiones existentes que se desplazan o desaparecen sí puedes anunciarlas — de lo contrario, la hora antigua sigue en la agenda de tus miembros.

Paso 5: ajustar una sola sesión

¿Otro campo esta semana, o media hora más tarde? Abre la sesión en el horario y haz clic en Modificar. Cambias la hora, el lugar, el campo y el vestuario solo para esa fecha, y eliges si los miembros reciben un aviso. No puedes elegir un campo en el que haya un partido a esa hora.

Una sesión ajustada se mantiene si más adelante vuelves a generar la serie. Si quieres que a partir de ahora sea siempre distinto, ajusta la propia serie.

Si más adelante se añade un partido en el campo (por ejemplo, a través de Sportlink), lo ves como un conflicto en la parte superior de la serie y en la propia sesión. El sistema no mueve la sesión: tú eliges otro campo o la cancelas.

Preguntas frecuentes

He guardado una serie pero no veo nada en el horario. Comprueba que cada fila de día tenga un día, una hora de inicio y una hora de fin — una fila a medio rellenar se omite — y que la temporada no haya terminado. Si todo cae dentro de unas vacaciones, tampoco se planifica nada.

¿Puedo hacer que una serie abarque dos temporadas? No, una serie pertenece a una temporada. Al cambiar de temporada creas una serie nueva (o copias la anterior como punto de partida).

¿Qué ocurre si una sesión de esta serie coincide con un partido? Si el propio equipo juega ese día, el generador lo marca, pero la sesión se mantiene — tú decides. Si hay un partido en casa en el mismo campo, la sesión no recibe campo en esa fecha.

¿Pueden entrenar dos equipos a la vez en un mismo campo? Sí. Verás entonces un aviso, y en la ocupación aparecen como compartidos, no como una doble reserva.

¿Puedo cambiar la palabra «entrenamiento» por «ensayo», por ejemplo? Sí, es un ajuste para todo el entorno. Consulta configurar los entrenamientos y las vacaciones.